سنجش میزان آمادگی شرکت آب جهت اجرای سیستم ERP

سالیان متمادی است که برنامه های کاربردی مورد استفاده در سازمان به صورت مجزا و جزیره ای ارائه می شود که این برنامه ها هیچ ارتباطی با یکدیگر ندارند و بطور مستقل وظایف خود را انجام می دهند.

امروزه با توسعه سازمان ها و ضرروت های ایجاد شده در زمینه دقت، صحت و دسترسی تمامی افراد در کلیه سطوح سازمان به اطلاعاتی یکپارچه استفاده از سیستمی جامع و کامل که تمامی این خصوصیات را بطور یکجا فراهم سازد امری اجتناب ناپذیر است. در این زمینه با کمک پدیده ای به نام ERP می توان به این مهم نائل گردید.

اما ERP چیست؟ (Enterprise Resource Planning) یا برنامه ریزی منابع سازمان سعی دارد تا عملکرد همه واحدهای شرکت را در یک سیستم کامپیوتری یکپارچه نموده و نیازهای مختلف خاص هر واحد را پاسخ گوید.

ERP از طریق یک پایگاه داده واحد انجام می شود، لذا واحدهای مختلف می توانند اطلاعات را ساده تر به اشتراک گذاشته و با هم ارتباط برقرار سازند. در صورتی که شرکت های ارائه کننده، نرم افزار را به درستی نصب کنند مزایای متعددی را برای سازمان به همراه خواهد داشت که به نکات ذیل می توان اشاره نمود :

• کاهش هزینه ها
• افزایش بهره وری در سازمان
• افزایش بازده سرمایه گذاری
• افزایش قابلیت رقابت پذیری
• دسترسی سریع به اطلاعات جامع و فاقد تناقص
• تسریع در گردش موجودی و نقدینگی
• کاهش سرمایه راکد
• بهبود کیفیت در تمام امور
• کاهش زمان و دوباره کاری و …

نرم افزارهای ERP از ماژول های گوناگون (مالی، منابع انسانی، تولید، فروش، خرید و …) تشکیل شده است. اغلب نرم افزارهای ERP  آنقدر منعطف هستند که شرکت های خریدار قادرند تعدادی از ماژولهای مورد نیاز یا همه آنها را نصب کنند . به عنوان مثال شرکت خریدار قادر است فقط ماژول های منابع انسانی و مالی را از این بسته نرم افزاری، خریداری، نصب و مورد استفاده قرار دهد. ذکر این نکته ضروری است که ERP به مثابه ستون فقرات اطلاعاتی سازمان از نظر بانک های اطلاعاتی و فرآیندهای سازمانی محسوب شده و به منزله نرم افزاری برای پشتیبانی فرآیندهای داخلی سازمان می باشد.

در این پروژه سعی بر این بوده است تا با تجزیه و تحلیل های دقیق و بررسی ابعاد گوناگون سازمان، میزان آمادگی سازمان را جهت بکارگیری سیستم ERP برآورد نماید، در پایان نیز با ارائه پیشنهادات و راهکارهایی سازمان را در اجرا و استفاده صحیح این سیستم یاری می نماید.

مقدمه

سازمان های امروزی در جهت جهانی شدن رقابت می کنند که این رقابت به سطوح بی سابقه ای منجر شده است. بازارهای رقابت جهانی و سازمانها به یافتن راه حل های کاری بهتر با ساختارهای انعطاف پذیر و قابل اطمینانی نیاز دارند. بسیاری از زیر ساختارهای سازمانی و تشکیلاتی توسط سیستم های اطلاعاتی (که فرآیندهای کاری را به طور مستقیم و یا غیر مستقیم در جهت رشد و ابقاء سازمان پشتیبانی می کنند). توانمندتر شده اند. با اداره بهتر این فرآیندهای مزایای رقابتی قوی تر از طریق کاهش هزینه، افزایش تولید و بهبود سرویس دهی مشتریان حاصل شوند. در دو دهه گذشته گرایش  خاصی به راه حلی متمرکز که فرآیندهای کاری را بهبود می دهند ایجاد شده است. این راه حل عبارت است از برنامه ریزی منابع سازمان (ERP).

ERP بسته های نرم افزاری هستند که در قالب سیستم های اطلاعاتی قابل پیکربندی هستند. در این سیستم ها سعی بر این است که بهترین رویه های  موجود و جاری در فرآیندهای مربوطه در قالب یک بسته نرم افزاری ارائه گردد. به طور کلی هدف اصلی این سیستم ها را میتوان تمرکز و منطقی سازی اطلاعات و جریان آن در سازمان دانست که این کار ممکن است با تاثیرات عمیق در سازمان مربوطه از جمله مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار همراه باشد. سیستم های ERP حول تفکر  برنامه های کاربردی پیش ساخته تکامل یافته اند.

فروشندگان، برنامه های کاربردی را برای هر بخش تولید می کنند و سازمان ها بر حسب نیاز آن را خریداری می کنند. در این برنامه های کاربردی مدل های گردش کار جاسازی شده اند. هر یک از این برنامه ها در بردارنده داده ها و اطلاعاتی می باشند که به واسطه این اطلاعات فرآیندهای سازمانی را کنترل می نمایند. در سیستم های ERP معمولاً مدل گردش کار در نرم افزار برنامه کاربردی جاسازی می شود.به منظور شکل دهی فرایند گردش کار، بیشتر پارامترهایی که ERP دارد به طریق مختلفی انعطاف پذیر است. مثلاً جریان یک تعیین نیازمندی از طرف مشتری در یک سازمان را در نظر بگیرد که از مرحله اعلام درخواست تا رسیدگی به درخواست وی توسط یک نرم افزار کنترل می شود. یعنی ابتدای مشتری درخواست خود را نماینده خود دریافت نموده سپس تغییرات نیازمندی خود را در برنامه کاربردی مربوط ثبت می کند. سپس با اعمال نظر مدیر اعتباری و مدیر تولید و مدیر فروش تغییرات مورد نظر اعمال می شود. سیستم های ERP جهت خودکار کردن وظایف کاری پدید آمده اند و راه حل اطلاعاتی یکپارچه ای در سرتاسر زیر ساختار سازمانی ارائه می دهند. به طور متداول شرکت ها به جهت برآوردن نیازهای هر یک از سیستم های وظیفه مند نظیر حسابداری، خرید، برنامه ریزی و موجودی، برنامه های کاربردی کامپیوتری مجزایی ایجاد می کنند. چنین سیستم هایی درون جزایر متناقض اطلاعاتی رشد می کنند، بنابراین تحکیم و اتحادشان ممکن نمی باشد.

در نتیجه راه حل سیستم های ERP توانایی اداره کردن را فراهم کرده و اطلاعات و سرویس های دپارتمانهای سرتاسر یک سازمان را یکپارچه می نمایند. این راه حل به سازمان ها اجازه می دهد که تمام منابع شان را تعیین اداره کنند و بدینوسیله آن ها به واسطه یکپارچگی تمام اطلاعات در میان فرایندهای کاری مختلف هزینه ها را کاهش داده و کارایی را افزایش می دهند .

ERP دو مزیت عمده ارائه می کند که در سیستم های سازمانی غیر یکپارچه وجود ندارد.

1. یک نگرش یکپارچه سازمانی از تمامی فعالیت ها و وظایف سازمانی و بخش ها است.
2. یک پایگاه داده ای از سازمان که تمامی فعالیت ها در آن نگهداری و پردازش و تحت نظارت و کنترل قرار می گیرد.

ویژگی های سیستم ERP

در یک جمع بندی می توان گفت سیستم های ERP تنها حاصل اجتماع فرآیندها و وظایف مختلف سازمانی در قالب یک بسته نرم افزاری نیست بلکه حداقل باید دارای چند مشخصه کلیدی باشد تا بتواند به عنوان یک راه حل درست مطرح شود این ویژگی ها عبارتند از : انعطاف پذیری :سیستم های ERP باید بتواند به نیازمندی متغیر سازمان ها و شرکت های استفاده کننده پاسخ دهند.

همچین این سیستم باید به گونه ای باشد که هر جزئی از بسته نرم افزاری بتواند بدون تاثیر در روشهای دیگر در هر سازمانی تغییر کرده ‌‍، اضافه یا حذف شود . فراگیر بودن :سیستم های ERP باید وظایف سازمانی مختلفی را پشتیبانی کنند و متناسب با طیف وسیعی از سازمان ها مورد استفاده قرار گیرند . فراشکتری :این سیستم ها باید به صورت Online به شرکت های دیگر از جمله مشتریان و تامین کنندگان متصل باشند بهترین روشهای موجود: مجموعه ای از بهترین روش های مورد استفاده و تجربی شده در جهان باید در این نرم افزار گرد آوری شده باشد. شبیه سازی واقعیت:بنای طراحی و استفاده از این نرم افزار شبیه سازی اقدامات و فرآیندهایی است که در سازمان انجام می گیرد.

بیان مسئله

هدف ERP ، هماهنگ کردن کل فعالیتهای شرکت از ارزیابی عرضه کننده تا صورتحساب مشتریان است. ERP از یک بانک اطلاعاتی متمرکز برای کمک به جریان یافتن اطلاعات ، بین وظایف ساخت، خرید ، مالی، لجستیک و منابع انسانی در شرکت استفاده می کند. ماهیت ERP یکپارچه کردن کل منابع سازمان از دیدگاه اطلاعاتی تکراری حذف در زمان صرفه جویی می شود و کارایی عملیات بهبود می یابد . این نرم افزار در ابتدا کسب و کار شرکت را بررسی می کند پس از آن برروی مضامین یکپارچه سازی داده ،کاهش هزینه های تعامل و سرعت و صحت اطلاعات، به عنوان مباحث کلیدی استراتژیک متمرکز می شود.

صنعت ERP به سرعت در حال رشد و توسعه است ، در طول یک سال گذشته 20 هزار شرکت،10 میلیارد دلار به فروشندگان ERP پرداخت کرده اند. در کشور ما ایران نیاز به این نوع یکپارچه سازی اطلاعات احساس شده است و شرکت ها و سازمان با توجه به بررسی مزایا ، معایب و هزینه های طرح سرانجام تمایل خود را به نرم افزارهای یکپارچه سازی همچون ERP نشان دادند که اولین نمونه ی اجرایی آن را در ذوب آهن اصفهان می توان دید.

اما باید در نظر گرفت که :

1. اجرای این نرم افزار در ایران با مشکلات و موانع زیادی مواجه است .
2. یک نظریه اثبات شده و تجربه نشان داده است پیاده سازی ERP بدون بررسی ریز ساخت ها و ایجاد آمادگیهای لازم می تواند سازمان را نابود سازد.
3. هزینه اجرای آن بسیار بالا است و این امر ضرورت بررسی آمادگی سازمانی قبل از هر گونه اقدامی را نشان می دهد.( هزینه های واقعی + هزینه های پنهان)
4. چنانچه افراد واحدهای مختلف درباره برتری روش های کاری نرم افزار نسبت به روشهایی که بکار می گیرند به توافق نرسند مقاومت نشان میدهند و این امر باعث شکست پروژه هزینه بری همچون ERP می شود .
5. در بسیاری موارد عوامل موثر در عدم شکست و تداوم ERP ناشناخته است .

با توجه به مزایای بیشماری که اجرای درست و دقیق این سیستم به همراه خواهد داشت طی گفتگوهای انجام شده با شرکت آب منطقه ای استان یزد ، این شرکت تمایل خود را جهت بررسی زیر ساخت ها و سنجش میزان آمادگی خود اعلام نمود. در ادامه این سوال مطرح گردید که برای اجرای موفقیت آمیز ERP در این سازمان چه عواملی موثر خواهد بود؟ آیا این عوامل نسبت به یکدیگر برتری طلبی دارند؟ و اینکه چه راهکارهایی می توان ارائه داد تا مشکلات احتمالی را حذف نمود؟

ضرورت انجام تحقیق

واقعیت این است که از دهه 90 به بعد شاهد یک چرخش اساسی در نحوه مدیریت امور و اجرای کار در سازمان ها هستیم وبه عبارتی تعین پارادایم ، ماهیت این تغییر پارادایم در تبدیل شدن و تعیین رویکرد از تولید کننده به مصرف کننده است .یعنی سازمان ها به جای اینکه خود تولید کننده ی سیستم باشند به سمت ابتیاع آن حرکت می کنند.دلیل گرایش روز افزون سازمان ها به تعبیه سیستم های نرم افزاری ERP و رشد صعودی سهم جهانی بازار شرکت های تولید کننده نرم افزاری ERP در این پارادایم نهفته است .

با توجه به اهمیت شناخت واقعی از ERP، در شرایط کنونی انتظار می رود که مدیران به منظور شناخت هرچه صحیح تر مفهوم ERP و موضوعات مرتبط با آن بکوشند. مدیران لازم است بدانند که حرکت به سمت ERP نه یک پروژه؛ بلکه یک تحول در نحوه زندگی سازمان است . شرکت آب منطقه ای استان نیز با درک این ضرورت  ها درصد برآمده تا محکی را بر پیکره سازمان خود در زمینه ERP بزند که همانطور که گفته شد به دلیل عواملی همچون هزینه های بالای اجرایی، پیش از اقدام جهت اجرا ،لازم است قبل از اتخاذ هرگونه تصمیمی برای پیاده سازی ERP، آمادگی سازمان برای این امر مورد ارزیابی قرار گیرد .مسعود شمس احمدی فوق لیسانس کامپیوتر از USA و دارای تجربه 20 ساله در امر انتخاب و پیاده سازی و پروژه های بزرگ در خارج از کشور می گوید : آن قدر که در مورد ERP در ایران شنیده ام در آنجا نشینده ام و این خیلی جالب است .ERP یک ابزار است ابزاری که اگر سازمان آماده باشد و بنیان های اولیه ان به درستی گذاشته شده باشد و درست انتخاب و درست پیاده شود، می تواند به تحقیق اهداف استراتژیک و چشم اندازهای سازمان کمک کند.

اهداف تحقیق

اعتقاد بر این است که ERP مناسب، منافع و دستاوردهای موثری را در زمینه های استراتژی ، عملیاتی و اقتصادی عاید سازمان می نماید . بنابراین ،ERP در سازمان ضمن ایجاد یکپارچگی در درون شرایط یکپارچگی با موقعیت های برون سازمانی را ایجاد نماید. باید نگرشی سیستمی ایجاد کند و فرآیند گرایی را جای وظیفه گرایی نشاند.

ERP باید بتواند از طریق بهبود فرآیندها، موقعیت سازمان را ارتقاء بخشد . با توجه به این موارد اهداف تحقیق را می توان بصورت ذیل تدوین نمود تا نتایج نهایی بدرستی حاصل شود.

• شناسایی عوامل موثر بر اجرای موفقیت آمیز ERP در سازمان
• شناسایی موانع احتمالی و موجود در مسیر اجرای ERP
• اولویت بندی عوامل موثر شناسایی شده
• ارائه راهکارهای مناسب جهت ارائه به سازمان برای تحقق اهداف سازمانی ERP

فرض های اساسی تحقیق

فرضیات تحقیق حاضر به شرح زیر می باشد

1. پشتیبانی مدیران عالی سازمان از بکارگیری طرح های It جهت ساماندهی بهتر امور اجرایی
2. بررسی میزان ظرفیت تعیین پذیری در جوانب مختلف سازمان
3. وجود زیر ساخت های مناسب سخت افزاری و نرم افزاری در سازمان
4. بهره وری مناسب مهندسان حوزه فناوری اطلاعات
5. سابقه برگزاری موفق دوره های آموزشی و اثر بخشی در سازمان
6. قدرت برنامه ریزی سازمان در حل و فصل مسائل بوجود آمده در سازمان
7. بکارگیری افراد به صورت گروه و تیم کاری
8. میزان استفاده از گروه مشاوران و همکاری اعضای سازمان با این گروه ها

در صورتی که فرضیات فوق در سازمان وجود داشته باشد، آن سازمان شایستگی های لازم جهت اجرای پروژه ای همچون ERP را خواهد داشت.

واژگان کلیدی

ERP: ابتدا تعاریف موجود از منابع مختلف را می آوریم:

• ERP یک سیستم اطلاعاتی قابل تغییر و تنظیم است که تمام قسمت های مختلف و اطلاعات و فرآیندهای آن شرکت را یکپارچه می کند .
• ERP یک تفکر، فناوری و سیستمی برای مدیریت موثر تمام منابع در یک سازمان که این مدیریت از طریق اتوماسیون و یکپارچه کردن تمام فرآیندها و در نتیجه بالا بودن کارایی سازمان است .
• روشی برای برنامه ریزی و کنترل موثر تمام منابع مورد نیاز برای دریافت تولید ، ارسال و پاسخگویی ،نیازهای مشتریان در شرکت های تولیدی ، توزیعی و خدماتی
• ERP یک راه حل مبتنی بر فناوری اطلاعات است که تمام منابع سازمان را توسط یک سیستم به هم پیوسته با سرعت، دقت و کیفیت بالا در کنترل مدیران سطوح مختلف سازمان قرار می دهد تا بطور مناسب فرآیند برنامه ریزی و عملیات سازمان را مدیریت نمایند.

و در نهایت  : ERP سیستمی جامع است که سعی در مدیریت موثرتر تمام منابع و یکپارچه سازی همه وظایف و بخش های موجود در یک سازما یا استفاده از یک سیستم کامپیوتری واحد را دارد که بتواند نیازهای خاص و ویژه ی این بخش ها را برآورده سازد . این کار بااستفاده از یک نرم افزار کامپیوتری انجام می شود که بوسیله ی یک Data base واحد، امکان به اشتراک گذاری اطلاعات و ارتباط بخش های مختلف را با یکدیگر برقرار می سازد. این نرم افزار از تعدادی ماژول های نرم افزاری تشکیل شده است که هریک بخشی از وظایف موجود در یک شرکت را بر عهده دارند . اغلب نرم افزارهای ERP آنقدر منعطف هستند که شرکت های خریداری کننده قادرند تعدادی از ماژول های مورد نیاز و یا همه آن ها را نصب و بکار گیرند. پس بطور خلاصه می توان گفت : یک مجموعه از ماژول های یک پارچه آماده راه اندازی از پیش طراحی شده که تمامی فرآیندهای کسب و کار سازمان را پوشش می دهد .

ماژول : ماژول ها در ادبیات برنامه نویسی به مجموعه  برنامه های مستقلی اطلاق می شود که در داخل برنامه های دیگر به اجرا در می آیند. در تعریف ارائه شده برای ERP ، منظور از ساختار ماژول بیشتر استقلال بخش های مختلف برنامه از یکدیگر است به این معنا که وجود برنامه ها یا نرم افزارها یا ماژول های مختلفی از جمله مالی، منابع انسانی، برنامه ریزی و کنترل تولید و عملیات و. … در دل یک بسته  ERP مانع از توسعه بخش هایی از ERP در سازمان نمی شود و حق انتخاب به راحتی برای کاربر فراهم است.

سیستم یکپارچه : معماری و ساختار ERP بگونه ای است که یکپارچگی و جامعیت اطلاعات سطح سازمان را فراهم نموده و جریان روان اطلاعات بین بخش های مختلف سازمان را فراهم می آورد .

 لایه های یکپارچگی : برای یکپارچگی چند لایه به شرح ذیل می توان برشمرد:

• یکپارچگی در داده ها (Data integration ):که از افزونگی و تناقض در داده ها جلوگیری می کند.
• یکپارچگی در اطلاعات (Info Int): ترجمان Data در حوزه های مختلف است و داده ها نباید تناقض داشته باشد.
• یکپارچگی در فرآیند (Process – int): چنانچه فرآیندهای یک سازمان ضعیف باشد وقتی سازمان تحت فشار اقتصادی قرار می گیرد پاره شدن از همان حلقه های ضعیف آغاز می شود، ارتباط فرآیندها ، تاثیر آن ها بر یکدیگر و بر نتیجه مورد انتظار و نحوه تعامل افراد در انجام فرآیند ، از موارد یکپارچگی در فرآیندها محسوب می شود.
• یکپارچگی در منابع انسانی ( People- int): ارتباط منابع انسانی و دانش اینگونه منابع در ارتباط با فرآیندهایی که به عنوان مسئولیت در سازمان می پذیرند.

اگر این لایه ها تکمیل شوند مامی توانیم بگوییم که دارای یکپارچگی هستیم

 مهندسی مجدد فرآیندها(BPR) : روندی است که در آن وظیفه های فعلی سازمان جای خود را با فرآیندهای کسب و کار عوض کرده و بنابراین سازمان از حالت وظیفه گرایی ، بسوی فرآیند محوری حرکت می کند همین امر موجب سرعت بخشیدن به روند کسب  و کار و کاهش هزینه ها و در نتیجه رقابتی تر شدن سازمان ها می گردد. (اسحاقی ،1384)

موفقیت : تعریف موفقیت در پروژه های ERP را تحت  2 عنوان زیر می توان بیان نمود .

موفقیت در تطابق با اهداف مشخص از پیش تعیین شده و موفقیت در طی فرآیندهای اجرایی

یکسری مفاهیمی هستند که در تمام Business system ها مشترک هستند به صورت زیر تعریف می شوند:

Resource: اشیاء داخل یک Business مانند People، Products، information Material که توسط Business بکار گرفته می شود یا تولید می شوند. یعنی منابع در قالب یک ساختار قرار می گیرند که ارتباط خاصی بین آن ها برقرار است .

Business: یک Business سیستمی پیچیده و گسترده است که قصد و هدف خاصی را دنبال می کند این سیستم می تواند در تعامل با سیستم های دیگر باشد .

Process (روند): فعالیت های انجام شده داخل یک Business که باعث تغییر حالت منابع یک Business می شوند روندها نحوه ی انجام کارهای داخل Business را توصیف می کند.

Goal (هدف): هدف یک Business ، یا نتیجه ای که روند یک Business تلاش دارد به آن برسد. اهداف ممکن است تحت تاثیر یک یا چند Rule قرار بگیرند.

Rule (قوانین):  دستورات و جنبه های زیادی از یک Business را تعریف یا ایجاد می کند . اطلاعات را نمایش می دهد همه ی مفاهیم گفته شده با هم در ارتباط هستند.

نرم افزار Spss : این نرم افزار که در ادامه تحقیقات وظیفه تخمین و تحلیل آماری را بر عهده خواهد داشت، در محیط پیشرفته ی خود امکان ساخت و طراحی فرم ها و چارت ها را دارد و همزمان داده های ورودی را تجزیه و تحلیل کرده و نتایج لحظه به لحظه ای را به مدل های مختلف نمایش میدهد ( spss.com)

ادبیات تحقیق

سیر تکاملی سیستم های برنامه ریزی بیش از 40 سال است که آغاز شده است . این سیستم ها از تمرکز بر مباحث مالی و حسابداری تا تبدیل شدن به یک مرکز اطلاعاتی برای شرکت را طی کرده اند . در دنیای امروز ،  هر سازمان تولیدی یا خدماتی از روش ها و سیستم های مختلفی جهت برنامه ریزی و تحقق محصولات (خدمات)خود و ارائه آن به بازار مصرف بهره برداری می نماید .

این سیستم ها ممکن است به صورت سنتی ( دستی و کاغذی ) باشند و یا از سیستم های نرم افزاری مدرن کمک گرفته شود آنچه که مهم است نقش اساسی و حیاتی استراتژی های خود را به طور واحد و جامع در کل سازمان هدایت کرده و بازخورهای مربوطه را جهت تصحیح برنامه ریزی و برنامه های آتی دریافت نماید.

فشارهای رقابتی باعث می شود تا سازمان ها مجبور به کاهش قیمت در ارائه ی کالاها و خدمات خود شوند در حالی که هزینه های داخلی آن ها روز به روز در حال افزایش است یکی از مهمترین راه های کاهش هزینه ها حذف زبان ها و ضایعاتی است که از ارتباطات، هماهنگی های ضعیف در سرتاسر سازمان و نیز ارتباط با مشتریان و تامین کنندگان منتج می گردد. ERP همچون یک مرکز اطلاعاتی با جمع آوری و یکپارچه سازی کلیه ی داده ها و اطلاعات جاری ، پردازش و تحویل آن ها به مکان مورد نیاز پرداخت و ضمن مدیریت کامل ارتباطات درون سازمانی ، هریک از کاربران را جهت تصمیم گیری بهتر یاری می کنند.

ICT: کاربرد فناوری اطلاعات و ارتباطات در ایران به گستردگی کاربرد آن در کشورهای پیشرفته نیست . برنامه ریزی منابع سازمان یکی از جنبه های نسبتاً جدید کاربرد ICT است که در کشور ما هنوز خیلی جوان است . اخیراً برخی از سازمان ها در داخل کشور تمایل زیادی به پیاده سازی این سیستم ها نشان داده اند از جمله ذوب آهن اصفهان ، شرکت ملی صنایع مس سرچشمه و..

با توجه به مقدمه ذکر شده و همچنین مزایا و معایب ERP که در ادامه خواهد آمد و مشکلات متعدد سازمان های ایرانی در خصوص سیستم های اطلاعاتی که همیشه گریبانگیر آن ها بوده است نیاز به این سیستم ها از سوی سازمان های آگاه و مطلع از پیشرفت های تکنولوژیک و سیستمی در دنیا احساس گردید.

این سازمان ها که همواره در طول سال های فعالیت خود، به طریقی دست اندرکار ایجاد ، توسعه و یا بهبود سیستم های اطلاعاتی خود بوده اند و متاسفانه به سر منزل مقصود نرسیده اند درواقع همواره با سرابی روبرو بوده اند که به محض رسیدن به آن هدف خود را نیافته و جستجوی جدیدی را آغاز نموده اند.

از سوی دیگر آمار و اطلاعات موجود در خصوص استفاده اکثر شرکت های پیش رو در دنیا از سیستم های ERP رشد بازار فروش این سیستم و پیش بینی مربوط به تقاضای آینده آن در ایران و جهان و سایر عوامل به عنوان سیگنال هایی برای تعیین به وضوح توسط شرکت های فعال و پیشرو در زمینه ی صنعت نرم افزار دریافت گردید . و این موضوع به عنوان یکی از اهداف اساسی و دارای اهمیت سر منشا فعالیت های این شرکت ها قرار گرفت.

سیر تکاملی ERP

از اواخر دهه 60 با توسعه نیازها بحث برنامه ریزی مواد که اختصاراًMRP نامیده می شود مطرح گردید نرم افزارهایی با همین نام بوجود آمدند که اطلاعات طرح تولید، موجود انبار ، سفارشات در راه را دریافت می کردند و بر این اساس آن برنامه ریزی چگونگی تامین مواد و قطعات مورد نیاز را از جهت میزان و زمان مورد نیاز خرید یا ساخت قطعات و مواد مشخص نموده و کمبودها را در هر دو زمینه اعلام می کردند . در اواخر دهه 70 با تشدید فضای رقابتی در بازارهای صنعتی و پیشرفته برنامه ریزی مواد به تدریج ارتقاء یافته و به برنامه ریزی منابع ساخت که اصطلاحاً MRPII نامیده می شود تغییر یافت.

در MRPII حوزه مواد به کلیت فرآیند ساخت گسترش یافت و برنامه ریزی و کنترل صنایع موثر در فرآیند ساخت شامل مواد، تجهیزات و نیروی انسانی را پوشش داد . ضمناً در کنار کلیه رویدادها و تراکنش های عملیاتی بازتاب مالی فعالیت ها نیز انعکاس داده شده در اواخر دهه 80 میلادی بحث مدیریت منابع مالی در واحدهای صنعتی به مثابه یک نیاز به مراتب جدی تر از گذشته و به صورت برجسته مطرح گردید و با تقویت مبانی سیستمی مدیریت منابع مالی در MRPII  در محصولات نرم افزاری تحت همین عنوان جهت پاسخگویی به شرایط پیچیده بازار در تولید و اثرات مالی آن جهت تصمیم گیری مطرح گردید.

در نیمه ی اول دهه ی 90 میلادی ،با تشدید فضای رقابتی و استقرار تفکر مشتری مداری و حرکت بر مبنای نیاز مشخص مشتریان و نیازها و انتظارات محیط جهت تسریع در تصمیم گیری و اجراء و به موازات آن تغییرات ناشی از پیشرفت های فناوری اطلاعات و ارتباطات، به تدریج تحولی کیفی در سازمان ها از شیوه و مشی محصول مداری به مشتری مداری صورت گرفت . ادغام ها و ترکیب های بنگاه های کسب و کار و تصمیم کار جدید در مقیاس فراسازمانی و به موازات آن تعیین بنیادی در جایگزینی تفکر و رویکرد فرآیندی به جای رویکرد وظیفه مداری، همگی سازمان های در مقیاس بزرگ و در عین حال نوین موسوم به Enterprise را بوجود آوردند و همزمان اولین محصولات نرم افزاری تحت عنوان سیستم های برنامه ریزی منابع موسوم به ERP به بازار عرضه شدند نسل نخست ERP با اتخاذ رویکرد سیستمی توام درون و برون سازمانی و استقرار مبانی اطلاعاتی جهت تحقق ایده مشتری مداری و رفع بخش قابل توجهی از فواصل و تنگناهای اطلاعاتی و نیز پوشش همه جانبه نیازهای جدید سازمان های خدماتی و صنعتی در دهه 90 میلادی راهکار برتر مورد استفاده سازمان های پیشرفته و عمدتاً متوسط به بالا بود . در اوایل دهه جاری میلادی با رشد و توسعه ی زیر ساخت های اینترنتی در مقیاس جهانی ، نسل جدیدی از محصولات نرم افزاری تحت عنوان ERP II مطرح شده اند . که گرایش آن ها به سمت استقرار سیستم های تماماً «رویداد محوری » می باشد به گونه ای که حداکثر امکانات پردازش پیوسته در آن دیده شده و هر رویداد مستقلاً از لحظه ی شروع تا مقطع پایان آن بصورت یک فرآیند بر اساس پردازش پیوسته انجام و نتیجه آن مشخص می شود و تاثیرات پنهان سیستمی آن در رابطه با کنترل های متقابل با دیگر حوزه های عملیاتی و نیز آثار مالی ناشی از فعالیت های اجرایی همگی به صورت لحظه ای و خودکار توسط سیستم عملی می گردند.

معرفی جامع ERP

سیستم های ERP بسته های نرم افزاری جامعی هستند که به صورت راه حل های ارائه شده ای به یکپارچگی همه فرایندها و حوزه های وظیفه ای موجود در کسب و کار کمک میکنند . واژه ERP  بعنوان یک نام عمومی برای این گروه از بسته های نرم افزاری مورد استفاده قرار می گیرند . مزیت اصلی و اولیه این سیستم ها ایجاد یک بستر نرم افزاری یکپارچه مشترک برای فرآیندهای یکپارچه موجود در کسب و کار مربوطه می باشد . این سیستم ها دارای دو ویژگی مهم می باشند ، اولاً سیستم های ERP باعث ایجاد ارتباطی بین فرآیندهای تجاری و بکارگیری نرم افزاری این فرآیندها می گردند و ثانیاً آن ها باعث ایجاد یک انسجام و امنیت در همه ی بخش های کسب و کار می شوند. این سیستم ها قابلیت ارائه خدمات به شرکت هایی در هر اندازه و حجم فعالیت و هر گونه گستردگی جغرافیایی را دارا هستند .

در مورد سیستم های ERP تعاریف متعددی ارائه شده است که در ادامه به چند مورد از این تعاریف اشاره شده است .

ERP سیستم جامعی است که سعی در یکپارچه سازی همه وظایف و بخش های موجود در یک سازمان با استفاده از یک سیستم کامپیوتری واحد را دارد بطوریکه بتواند نیازهای خاص و ویژه این بخش ها را فراهم سازد.

ERP یک تفکر ، فناوری و سیستمی برای مدیریت موثر منابع مختلف در یک سازمان است که این مدیریت از طریق اتومات و یکپارچه کردن تمام فرآیندها و در نتیجه بالا بردن کارایی سازمان و افزایش رضایت مشتری انجام می گیرد.

ERP یک راه حل مبتنی بر فناوری اطلاعات است که منابع سازمان را توسط یک سیستم بهم پیوسته به سرعت ، دقت و کیفیت بالا در کنترل بالا مدیران سطوح مختلف سازمان قرار میدهد تا بطور مناسب فرآیند برنامه ریزی و عملیات سازمان را مدیریت نمایند.

هدف اصلی و اولیه ی ERP گردآوری دپارتمانها و حوزه های مختلف یک سازمان در داخل یک سیستم یکپارچه به گونه ای است که این سیستم بتواند جوابگوی تمامی نیازهای بخش های متفاوت یک سازمان باشد .

ساختن یک نرم افزار واحد که بتواند تمام نیازهای کاربران بخش مالی را همانند نیازهای بخش منابع انسانی و یا انبار و تجهیزات پاسخ دهد . کار چندان ساده ای نیست . معمولاً هر بخش از سازمان دارای نرم افزارها و برنامه های واحدی است که متناسب با نیازهای آن ساخته شده است و آنگونه که آن بخش نیاز دارد کار می کند ولی ERP سعی در ترکیب آنها و ایجاد یک نرم افزار یکپارچه که از یک بانک نرم افزاری واحد استفاده می نماید دارد در این حالت تمام بخش ها و واحدهای یک سازمان به سهولت قادر به استفاده مشترک از اطلاعات بوده و ارتباط هر واحد با دیگری نیز به سهولت برقرار خواهد بود .

ERP از دیدگاه مدیریتی

باید اذعان کرد که برروی تعریف ERP همانند بسیاری از مفاهیم دیگر از قبیل DSS,MIS و .. در بین متخصصان و اهل فن اتفاق نظر وجود ندارد و به همین دلیل این گونه مفاهیم را اصطلاحاًContents – free  می گویند به منظور نزدیک کردن دیدگاه های مختلف لازم است از ابعاد گوناگون به این مفهوم پرداخته شود .

به طور کلی از دو دیدگاه می تون به مفهوم ERP نگریست . یکی از منظر فنی و دیگری از منظر مدیریتی .

تصور رایج ( و شاید نادرست )از مفهوم ERP این است که آن را مجموعه ای نرم افزاری تلقی می نمایند . این مطلب که نرم افزارهای ERP موجود در بازار نظیر Baan , Oracle , sap و غیره نه یک ERP ، بلکه ابزارهایی در خدمت ERP هستند واقعیت این است که ما از دهه 90، به بعد شاهد یک چرخش اساسی در نحوه مدیریت امور و اجرای کار در سازمان ها هستیم . مدیران لازم است بدانند که حرکت به سمت ERP  نه یک پروژه بلکه تحول در نحوه ی زندگی سازمان است . با توجه به سطح پنجگانه ارزشی که در شکل زیر نشان داده شده ، مدیران باید به روشنی بدانند که از سرمایه گذاری در زمینه ی ERP به چه سطحی از ارزش دست خواهند یافت .

نتیجه گیری

مدیران عالی رتبه سازمان، کمبودها را به خوبی احساس کرده و با آگاهی از هزینه ها، جهت اصلاح و بهبود نقص های سیستم فعلی، تمایل خوبی به انجام تغییرات دارند.

سازمان باید با بسترسازی مناسب زمینه را جهت آمادگی هرچه بیشتر کارکنان جهت همراه شدن با تغییرات مدرن فراهم سازد. که البته طبق نتایج حاصل شده، مقاومت کارکنان در برابر اعمال تغییرات مفید در حد کم ارزیابی گردید و کارکنان به طور نسبی از انعطاف پذیری مناسبی برخوردار بودند.

نتایج نشان می دهد که سازمان از نظر در اختیار داشتن تجهیزات سخت افزاری لازم در سطح بسیار خوبی قرار دارد، که البته دارای ضعف هایی در قسمت تحمل بار توسط شبکه کامپیوتری داخل سازمان می باشد که در صورت بکارگیری اجزای قدرتمند شبکه این مشکل بسادگی قابل حل می باشد.

با توجه به مطالعات انجام شده نقاط ضعف برنامه های کاربردی جزیره ای،به شرح زیر می باشد:

1. کاربر مالک سیستم است.
2. هیچوقت خلاقیت و تجربه بهروشی (Best practice) در سیستم لحاظ نمی شود.
3. برنامه های گوناگون دارای استانداردهای غیرمشابه و تکنولوژی های متفاوت است.
4. داده های زیاد که باعث سردرگمی کاربران می شود.
5. هزینه های  بهره برداری، نگهداری و پشتیبانی برای هر نرم افزار مجزا است.

طبق نتایج بدست آمده و با توجه به نکات ذکر شده در بالا، از آنجایی که هم اکنون سازمان از نرم افزارهای پراکنده برای انجام امور در بخش های متفاوت استفاده می نماید و کارکنان بخش های گوناگون باید با چندین نرم افزار مختلف، وظایف خود را انجام دهند، رضایت از این شیوه عملکرد در حد متوسط پایین ارزیابی شده است.

با وجود اینکه سازمان در برگزاری دوره های آموزشی به خوبی عمل کرده است و آموزش های لازم و کافی را قبل از بکارگیری سیستم های جدید در سازمان انجام داده است. اما به دلیل کمرنگ بودن بازخوردگی بعد از برگزاری دوره های آموزشی، رضایت افراد از حضور در چنین دوره هایی در حد متوسط بوده است.

از آنجایی که از ابتدا شیوه تقسیم کار بیشتر نظریه انجام امور به صورت انفرادی داشته است. این امر باعث تمایل کم افراد سازمان در انجام امور به صورت گروهی یا تشکیل تیم های کاری شده است. سازمان باید سعی نماید تا فرهنگ کار گروهی را به طور تدریجی گسترش داده و با آگاه ساختن کارکنان از محاسن انجام امور به صورت گروهی، تعامل واحد سازمانی را با یکدیگر بهبود بخشد.

پیشنهادات جهت انتخاب نرم افزار مناسب

معمولاً شرکت ها برای انتخاب نرم افزار مناسب معیارهای زیر را مد نظر قرار می دهند :

1. قابل اعتماد بودن سیستم با توجه به تجربه های قبلی اجرایی
2. دارا بودن بهترین و سهل ترین رویه های نرم افزاری
3. انسجام بالای بین اجزای نرم افزاری
4. استفاده از آخرین فناوری موجود
5. شهرت فروشنده
6. امکان بروز شدن نرم افزار
7. پشتیبانی شایسته فروشنده از نرم افزار
8. امکان تطبیق نرم افزار با فرآیندهای موجود
9. هزینه نگهداری کمتر
10. توانایی فروشنده در ایجاد تعدیلات و تغییرات مورد درخواست

• چکیده 1

فصل اول : طرح تحقیق

• مقدمه 4
• 1-1- بیان مسئله 7
• 2-1- ضرورت انجام تحقیق 8
• 3-1- اهداف تحقیق 9
• 4-1- فرض های اساسی تحقیق 10
• 5-1- واژگان کلیدی 11

فصل دوم : ادبیات تحقیق

• مقدمه 16
• بخش اول :
• 1-2- معرفی و ویژگی ها 18
• 1-1-2-سیر تکاملی ERP 18
• 2-1-2-معرفی جامع ERP 21
• 3-1-2- ERP از دیدگاه مدیریتی 24
• 4-1-2- تفاوت بین ERP یک بانک اطلاعات مرکزی 26

• 5-1-2- ERP در ایران 27
• 6-1-2- مراحل بهره برداری از یک راه حل ERP 29
• 7-1-2- بررسی هزینه ها و امکان سنجی ERP 30
• 8-1-2- استقرار پلکانی ERP راهی برای کاهش هزینه 33
• 9-1-2- مهندسی مجدد ( BPR) و تفاوت آن با ERP 38
• 10-1-2- مهندسی مجدد مبتنی بر فناوری 40
• 11-1-2- مختصری از MRPII, MRP (از زیر سیستمهای erp) 44
• 12-1-2-ERPII 49
• 14-1-2- تفاوت ERPII, ERP 53
• 15-1-2- ERP, MIS 53
• 16-1-2- عوامل موثر در پیروزی و شکست پروژه های ERP 55
• 17-1-2- انواع روشهای پیاده سازی ERP از لحاظ وسعت فعالیت 64
• 18-1-2- مباحث انسانی در پیاده سازی پروژه های ERP (نقش نیروی انسانی در انجام پروژه) 65
• 19-1-2- اجزای تشکیل دهنده ی سیستم های ERP 67
• 20-1-2- امنیت در سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی 69
• 21-1-2- مزایا و معایب بکارگیری ERP 72
• 22-1-2- چرا سازمان به ERP نیاز دارد؟ (لزوم پیاده سازی) 74
• 23-1-2- گزینه های پیاده سازی ERP 76
• 24-1-2- معرفی و عرضه کننده عمده نرم افزار Oracle , SAP /EPR 78

• بخش دوم :
• 2-2- معرفی شرکت آب منطقه ای استان یزد 81
• 1-2-2- معرفی سازمان 81

فصل سوم : روش تحقیق

• 1-3- کلیات روش تحقیق 86
• 2-3- روش تحقیق 96
• 3-3- جامعه آماری 97
• 4-3- قلمرو تحقیق 97
• 5-3- نمونه آماری 98
• 6-3- روش جمع آوری اطلاعات 98
• 7-3- روش سنجش روایی 99
• 8-3- روش سنجش پایایی 99
• 9-3- روش تحلیل آماری داده ها جهت آزمون فرضیه ها 99

فصل چهارم : تجزیه و تحلیل اطلاعات

• 1-4- کلیات 101
• 2-4- نمودارها و جداول آماری 102
• 3-4- آزمون فرض سوالات پرسشنامه 123

• 4-4- آزمون فرض گروههای مختلف سوالات پرسشنامه 135

• 1-4-4- حمایت مدیران 135
• 2-4-4- ظرفیت تغییر پذیری 136
• 3-4-4- وجود زیر ساخت های مناسب 137
• 4-4-4- برگزاری دوره های آموزشی 138
• 5-4-4- بکارگیری افراد بصورت تیم های کاری 139
• 6-4-4- قدرت پیش بینی و برنامه ریزی سازمان 140
• 7-4-4- استفاده کارآمد از گروه مشاوران 141
• 8-4-4- بهره وری مناسب مهندسان حوزه فن آوری اطلاعات 142
• 5-4- پایایی و روایی پرسشنامه 143

فصل پنجم : نتیجه گیری و پیشنهادات

• 1-5- مقدمه 145
• 2-5- نتیجه گیری همراه با پیشنهادات 146
• 3-5- پیشنهادات جهت انتخاب نرم افزار مناسب 148
• 4-5- تیم پروژه 149
• منابع و ماخذ 150
• ضمائم

منابع

1. سایت اینترنتی شبکه اطلاع رسانی توسعه ایران
2. سایت اینترنتی شبکه SAP
3. سایت اینترنتی شبکه فناوری اطلاعات داده رز
4. سایت اینترنتی سیستم گروپ (مرجع معماری ERP)
5. سایت اینترنتی شرکت آب منطقه ای استان یزد
6. سایت اینترنتی ذوب آهن اصفهان
7. سایت اینترنتی رایانه داران
8. سایت ERP fan club
9. سلیمان، احمد (1385)، مقاله برنامه ریزی منابع سازمان، عوامل موثر در موفقیت و شکست
10. خندان، فرزاد (85) ، چهارمین همایش سالانه سیستم مدیریت امنیت اطلاعات- شرکت داده پردازان سیما گران
11. رحمتی، پرویز (86)، مقاله آشنایی با سیستم ERP، شرکت مهندسی نرم افزار رای ورز
12. فرشیدفر، فروغ (1386)، ERP چرا و چگونه، مدیر سیستم های پیشرفته شرکت گسترش انفورماتیک ایران.
13. ظاهری، محمد (1385)، استقرار پلکانی ERP ، شرکت سند پرداز
14. صنعتی، محمد ()86)، نقش سیستم های ERP در دگرگون سیستم حسابداری، شرکت نرم افزاری سینا
15. غلامعلی نژاد، حاج علی ایوانی (1383)، دانشگاه صنعتی امیرکبیر، استاد راهنما: دکتر کاویانی، چکیده ای از ERP
16. عابدینی، مهدی (1383)، شناسایی و اولویت بندی عوامل موثر بر آمادگی صنعت خودروسازی ایران جهت پیاده سازی ERP، پایان نامه کارشناسی ارشد مدیریت صنعتی، دانشگاه تهران.
17. نخعی،‌(1385)، گزارش مصاحبه ای با مهندس نخعی مدیر پروژه ERP ذوب آهن اصفهان، شرکت پردازش سیستم های مجازی
18. ثقه ای، احسان، سیستم های ERP و فرایند پیاده سازی آن
19. سلیمانی، احمد (1385)، مدیریت تحول و پیاده سازی مرحله به مرحله ERP
20. راه حل های ERP (مبتنی بر فناوری اطلاعات)، کازرونی افشین، کازرونی مهرداد، كازرونی مقدم، حسن- نشر ذره، تهران، دی ماه 81