مدیران چگونه می توانند کارکنان را به انجام دادن کاری که می‌خواهند، ترغیب کنند

یکی از مهمترین مسائل مورد علاقه ‌مدیران این است که چگونه می توانند کارکنان را به انجام دادن کاری که می‌خواهند، ترغیب کنند. این موضوع به صورت دیگری قابل طرح است و آن اینکه “چرا کارکنان،‌کاری را که از آنان متصور است، انجام نمی دهند؟” بحث های تئوریک زیادی تاکنون در این زمینه مطرح شده است و لی آنچه از دیدگاه مدیران بیشتر اهمیت دارد، اطلاع و به کارگیری رهنمودهایی است که در عمل بهترین کاربرد را داشته باشد.

در پژوهشی که بوسیله یکی از مشاوران مدیریت در ایالات متحده در طی مدت پانزده سال از طریق جمع آوری نظرات بیش از بیست هزار تن از مدیران بعمل آمده، کوشش شده است، دلیل این موضوع جست و جو بررسی شود. همچنین با توجه به آثار مشخصی که اقدامات مدیر در این جهت داراست،‌ شیوه اقدام و عمل او که موجب می شود کارکنان آنچه از آنان متصور است، انجام ندهند و نتیجه عملکرد مطلوب حاصل نشود، مورد توجه قرار گرفته است.

در استنباط از یافته های این پژوهش، دلایل متعددی در پاسخ به سوال فوق ، گردآوری و دسته بندی شده و همراه با هر مورد، راه حل هایی برای اجتناب از این امر و در نتیجه دستیابی به عملکرد مطلوب به مدیران توصیه گردیده است.

نتایج حاصل از این تحقیقات، در کتابی تحت عنوان “چرا کارکنان، کاری را که از آنان انتظار می رود، انجام نمی دهند؟ و در این باره چه باید کرد؟” از سوی “فردیناند، ف. فورنیس” به رشته تحریر در آمده است. از آنجا که یافتها و راه حل های ارائه شده، از موضوعات سودمند و کاربردی است، در این نوشته با رعایت اختصار به بیان آنها می پردازیم.

واژگان کلیدی: نیروی انسانی ، مدیریت نیروی انسانی ، تشویق و تنبیه ، نظارت و ارزیابی ، برنامه ریزی

کارکنان دلایل و ضرورت انجام دادن کار را نمی دانند

گاهی اوقات مدیران می خواهند کارکنان بدون هیچ گونه پرسشی کار خود را انجام دهند. دلایلی هم برای این کار دارند؛ مثلاً اینکه آنها حقوق دریافت می کنند و باید کارشان را انجام دهند یا اینکه مدیر وقت ندارد که به پرسشهای آنها پاسخ بگوید و … در نتیجه کارکنان بر اثر عدم آگاهی از علت وجودی و اهمیت کار، آن را انجام نمی دهند. اهمیت کار و بیان علت آن از بعد فواید و مضراتی که برای سازمان و همچنین نتایجی که برای کارکنان در بردارد، باید برای آنان به نحو مطلوب توضیح داده شود. اینکه چرا کاری باید انجام شود و نیز اینکه چرا باید فرد خاصی آن را انجام دهد، این نکته باید برای فرد مزبور نیز روشن باشد، در غیر اینصورت عملکرد او نامطلوب خواهد بود.

کارکنان چگونگی انجام دادن کار را نمی دانند.

در بعضی از موارد کارکنان تصور می کنند چنانچه در مورد نحوه انجام دادن کار از مدیر خود پرسش کنند، دلیل ضعف آنان خواهد بود یا اینکه سرزنش خواهند شد و یا به پاسخ مطلوب دست نخواهند یافت. از سوی دیگر، تعدادی از مدیران فکر می کنند چون به کارکنان در ازای انجام دادن کار حقوق پرداخت می شود، نباید به آنها در مورد انجام دادن کار توضیح داد یا فکر می کنند چنانچه به آنان توضیح دهند، در واقع به جای آنها فکر کرده اند و یا کار آنان را انجام داده اند یا اینکه تنگی وقت اجازه چنین کاری را نمی دهد. نتیجه این می شود که کارکنان ندانند چگونه کار را انجام دهند.

کارکنان نمی دانند انجام یافتن چه کاری از آنها مورد انتظار است.

البته نه به این مفهوم که کلاً بی اطلاع هستند بلکه نمی دانند که کار باید در چه زمانی شروع و در چه موقعی خاتمه یابد یا اینکه نتیجه کار دقیقا باید چه چیزی داشته باشد. در بسیاری از موارد موضوع به طور کامل از سوی مدیر به کارمند تفهیم نشده است و آنچه در ذهن مدیر وجود دارد ، تماماً به وی انتقال نیافته است، در نتیجه مجبور به حدس زدن و برداشتهای متفاوت می شود و در نهایت موجبات ناهمگونی را فراهم می سازد. کلمات و عبارات بکار رفته در هنگام ارتباط نیز ممکن است به طور متفاوتی استنباط شود و مقصود اصلی تفهیم نشده باشد؛ به طور مثال، مفهوم “سروقت آمدن” می تواند به انحاء مختلف تعبیر شود: در راس ساعت مقرر کارت زدن، استقرار در اتاق محل کار، مشغول به کار شدن و … به هر حال، روشن نبودن رفتار مورد انتظار و قبول و نا آشنایی با شرح وظایف مشاغل ، موجود اشکالات فراوانی می شود.

کارکنان فکر می کنند راهکار مورد نظر مدیر موثر نیست.

در اینجا کارمند فکر می کند که راهکار انتخابی مدیر او به نتیجه نخواهد رسید و کار را بر مبنای راهکار خود انجام می دهد. این مورد معمولاً در موقعی که فرد شغل جدیدی را آغاز کند یا در هنگامی که به جای روش قدیمی شیوه جدیدی در کار ارائه شود، پیش می آید.

البته باید توجه داشت، این بحث مربوط به موقعی است که راهکار مدیر کاملا کاملاً موثر است ولی کارمند آن را قبول ندارد نه اینکه راهکار او مناسب نباشد یا مدیر تردید داشته باشد.

کارکنان فکر می کنند راهکار خودشان بهتر است.

در مورد قبل، کارکنان فکر می کردند راهکار مدیر موثر نیست، یعنی آن را قبول نداشتند ولی در اینجا آن را قبول دارند اما فکر می کنند راه خودشان بهتر از راه مدیر است. آنان موضوعات را با منطق خود بررسی می کنند و روشن است چنانچه بر این مبنا فکر خود را بر فکر مدیر ترجیح دهند به راهکار خود عمل خواهند کرد. البته این مربوط به موقعی است که آنان چنین می پندارند، نه اینکه واقعاً راهکار خودشان بهتر باشد. دلیل این امر هم آن است که اطلاع کافی نسبت به مسائل ندارند تا متقاعد شوند که راهکار مدیر بهتر است.

کارکنان پیامد مثبتی از انجام دادن کار دریافت نمی دارند

بسیار از مدیران غیر محتمل ترین دلیل برای انجام ندادن کار و عملکرد نامطلوب را عدم ارائه پیامد مثبت به کارکنان می دانند؛ زیرا نمی دانند پیامد مثبت دادن به آنان از دیدگاه آنها چیست و چگونه پاداش بر عملکرد تاثیر می گذارد. لذا انعکاسی نسبت به آنان ندارند؛ به طور مثال ممکن است یکی از کارکنان برای تهیه گزارشی حتی اوقات فراغت خود را در منزل صرف کند و در هنگامی که صبح روز بعد، آن را به رئیسش ارائه می کند او هیچ عکس العملی و حتی زحمت بلند کردن سر و نگاه کردن به او را به خود ندهد؛ در چنین مواردی پاداش یا نتیجه مثبت وجود ندارد.

کارکنان می پندارند که کار مورد نظر را انجام می‌دهند

در بسیاری از مواقع، هنگام بروز مشکل در عملکرد، از دیدگاه کارکنان مسئله‌ای وجود ندارد، در حالی که از نظر مدیران وجود دارد. در این گونه موارد، آنها فکر می‌کنند که کار به خوبی پیش می رود؛ زیرا از سوی مدیر نسبت به نحوه انجام کار عکس العملی نشان داده نشده است یا به طور مثال گزارشی را که برای او تنظیم کرده‌اند برای اصلاح پس فرستاده نشده است. بنابراین، دلیلی برای آنها وجود ندارد که روش خود را تغییر دهند. در حقیقت این مشکل ناشی از آن است که “بازخورد” کافی برای کارکنان نسبت به کارشان وجود ندارد.

کارکنان به خاطر انجام دادن کاری که به آنان محول شده، تنبیه می شوند

در این حالت، رفتار یا عملی صورت می پذیرد که نتیجه و حاصل آن به انجام ندادن کار از سوی کارکنان منجر می شود؛ به طور مثال اگر کسی برای کسب تکلیف سوالی از مدیر خود مطرح کند و با چنین جوابهایی مواجه شود: “آیا من باید کار شما را انجام دهم؟” یا به فردی که پیشنهادی را برای انجام پذیرفتن کاری ارائه می دهد، کارهای بیشتری تحمیل کنند یا به کسی که فکر نوی را مطرح می کند گفته شود که مثل دیگران راهنماییها را به کار بندد و عمل کند؛ در این صورت، وقتی با چنین رفتارهایی تنبیه شدند دیگر این کارها را انجام نمی دهند. در واقع افراد با انجام ندادن کار از تنبیه شدن جلوگیری خواهند کرد. البته این نوع تنبیه ها تنها از ناحیه مدیر نیست بلکه می تواند ناشی از کار یا همکاران نیز باشد.

موانعی خارج از حیطه نظارت برای انجام کار وجود دارد

بعضی اوقات موانعی در راه عملکرد مطلوب وجود دارد که کارکنان را از انجام دادن صحیح کار باز می دارد. در چنین مواردی آنها نمی توانند مانع را مرتفع کنند در عین حال از گفتن موضوع به مدیر نیز اجتناب می کنند؛ به دلیل اینکه ممکن است از سوی او به بهانه تراشی یا نداشتن طرز تلقی مثبت نسبت به کار متهم گردند.

محدودیتهای شخصی، کارکنان را از انجام دادن کار باز می دارد.

این موضوع بعضی اوقات از سوی مدیران، در موقعی که می خواهند از سرزنش در امان باشند یا به فکر اصلاح عملکرد نیستند، مطرح می شود. در مواردی ناتوانیهای ذهنی کارکنان و محدودیتهای ذاتی، دلیل عملکرد نامطلوب آنان دانسته می شود. البته در هنگامی که ماهیت کار، اقتصادی شرایط خاصی را دارد، که فردی از آن بی بهره است، مثلاً نارسایی در میزان دید یا عدم سلامت اعضاء و جوارح که برای تصدی بعضی از مشاغل لازم است، این مسئله منشا بروز اشکال در انجام دادن کار می شود.

نتیجه گیری

جمع‌بندی آنچه در مورد پیشین بیان شد، ما را به این واقعیت رهنمون می‌سازد که به استثنای مواردی که انجام دادن کار بنابر دلایل گوناگون واقعاً انجام پذیر است، این عملکرد وضعیت مدیر است که موجب انجام نیافتن کار از سوی کارکنان و یا نامطلوب بودن آن می‌شود.

نا آگاهی مدیران از نحوه صحیح اقدام و برداشت نامناسب از موضوعات، موجب عملکرد ضعیف آنان است؛ مثلاً بعضی معتقدند که کارکنان خوب، نیاز به راهنمایی ندارند یا اینکه با وجود پرداخت حقوق به کارکنان، نباید دلیلی برای تقدیر از آنها وجود داشته باشد، اگر چنین اندیشه‌هایی مورد قبول باشد، اساساً باید در ضرورت وجود مدیران تردید نمود.

در مورد استفاده از تجهیزات و ماشین ها، توجه مدیران علاوه بر تعمیر آنها به نگهداری این وسایل معطوف است. در دورانهای اولیه‌ استفاده از ماشین، به طور مستمر از کار آنان استفاده می‌شد تا اینکه معیوب شود و نیاز به تعمیر پیدا کند ولی در حال حاضر قبل از بروز هر نوع مشکلی اقدام به مراقبتهای ویژه‌ ( تحت عنوان نگهداری) می‌شود. در مورد به کار گماری و استفاده از خدمات انسانها نیز باید چنین توجهی معمول شود، قبل از بروز مشکل باید اقدام پیشگیرانه به عمل آید.

• چرا کارکنان ، کاری را که از آنان انتظار می رود انجام نمی دهند؟   ۱
• ۱- کارکنان دلایل و ضرورت انجام دادن کار را نمی دانند   ۲
• راه حلهای مدیر برای پیشگیری:   ۳
• ۲- کارکنان چگونگی انجام دادن کار را نمی دانند.   ۴
• راه حلهای مدیر برای پیشگیری:   ۵
• ۳- کارکنان نمی دانند انجام یافتن چه کاری از آنها مورد انتظار است.   ۶
• راه حلهایی مدیر برای پیشگیری:   ۷
• ۴- کارکنان فکر می کنند راهکار مورد نظر مدیر موثر نیست.   ۸
• راه حلهای مدیر برای پیشگیری:   ۹
• ۵- کارکنان فکر می کنند راهکار خودشان بهتر است.   ۱۰
• راه حلهای مدیر برای پیشگیری:   ۱۰
• ۶- کارکنان فکر می کنند انجام دادن کار دیگری مهم تر است   ۱۲
• راه حلهای مدیر برای پیشگیری:   ۱۳
• ۷- کارکنان پیامد مثبتی از انجام دادن کار دریافت نمی دارند   ۱۴
• راه حلهای مدیر برای پیشگیری   ۱۵
• ۸- کارکنان می پندارند که کار مورد نظر را انجام می‌دهند   ۱۶
• راه حلهای مدیر برای پیشگیری   ۱۷
• ۹- کارکنان با وجود انجام ندادن کار، پاداش دریافت می کنند   ۱۹
• راه حلهای مدیر برای پیشگیری   ۱۹
• ۱۰- کارکنان به خاطر انجام دادن کاری که به آنان محول شده، تنبیه می شوند   ۲۱
• راه حلهای مدیر برای پیشگیری   ۲۲
• ۱۱- کارکنان برای انجام کار، پیامد منفی پیش بینی می کنند   ۲۴
• راه حلهای مدیر برای پیشگیری   ۲۵
• ۱۲- کارکنان هیچ پیامد منفی برای عملکرد نامطلوب دریافت نمی دارند   ۲۷
• راه حلهای مدیر برای پیشگیری   ۲۸
• ۱۳- موانعی خارج از حیطه نظارت برای انجام کار وجود دارد   ۳۰
• راه حلهای مدیر برای پیشگیری   ۳۲
• ۱۴- محدودیتهای شخصی، کارکنان را از انجام دادن کار باز می دارد.   ۳۳
• راه حلهای مدیر برای پیشگیری   ۳۴
• ۱۵- مشکلات شخصی کارکنان به انجام دادن کار لطمه می زند   ۳۶
• راه حلهای مدیر برای پیشگیری:   ۳۹
• ۱۶- کار نشدنی است   ۴۲
• راه‌حلهای مدیر برای پیشگیری:   ۴۳
• نتیجه گیری   ۴۴