ضرورت حسابداری رایانه ای در شرکت های بیمه

لزوم انجام عملیات حسابداری بصورت رایانه ای و اعلام مشخصات نرم افزار

امروزه انجام امور حسابداری بدون بهره گیری از امکانات رایانه ای با توجه به حجم عملیات و تنوع گزارشات مورد نیاز تقریباً غیر ممکن گردیده است در این راستا نتایج حاصل از بررسیهای فراوان و مرور راه حلهای متعدد لزوم استفاده از نرم‌افزار واحد و یکسان جهت ثبت عملیات مالی مربوط به دسته اول (عملیات فنی بیمه) را در کلیه شرکتهای بیمه به اثبات رسانیده است. لذا کلیه شرکتهای نمایندگی یک شرکت بیمه جهت ثبت عملیات بیمه گری صرفاً می بایست از یک نرم افزار استفاده نمایند.

نکات مهم

• الف) استفاده از یک نرم افزار قطعاً مانع از بکارگیری سایر نرم افزارهای مورد نیاز شرکتها جهت پوشش عملیات پشتیبانی و عمومی و مسائل مرتبط آنها با بازاریابان و غیره نخواهد شد.
• ب) با توجه به اهمیت انجام عملیات حسابداری بصورت رایانه ای و اعلام مشخصات نرم افزار کلیه شرکتها می بایست نسبت به نصب نرم افزار حسابداری اقدام کنند.
• ج) به منظور حفظ یکنواختی هرگونه تغیر اساسی در نرم افزار باید با هماهنگی شعب و واحدهای حسابداری و انفورماتیک آنها صورت پذیرد.

لزوم معرفی مدیر مالی یا حسابدار (مسئول عملیات حسابداری و مالی) به مجتمع ها[1]

از آنجایی که کنترل عملیات مالی شرکتهای نمایندگی از اهمیت بسیار بالایی برخوردار می باشد و حسب تجارب گذشته نیز یکی از مشکلات بسیار جدی و عامل اصلی ایجاد مغایرات فیمابین، شخصی و ثابت نبودن «مسئول عملیات مالی» شرکتهای نمایندگی بوده است لذا مشخصات «مسئول عملیات مالی و حسابداری» شرکتها باید طی معرفی نامه ای، با امضا مدیر عامل شرکت نمایندگی به مجتمع ها اعلام گردیده و حضور فرد مذکور در جلسات توجیهی و آموزشی نیز به عنوان تکالیف قطعی ایشان تعریف گردد ضمناً هرگونه جابجائی در این خصوص می بایست با هماهنگی صورت پذیرد بدیهی است شرکتهای نمایندگی در انتخاب عزل و نصب این افراد مختار می‌باشند و لیکن هماهنگی با مجتمعها اجباری خواهد بود. علی ایحال مسئولیت نهایی حسابهای شرکت نمایندگی بعهده مدیرعامل و هیئت مدیره شرکت نمایندگی خواهد بود.

نگهداری اسناد و مدارک حسابداری بصورت مدون

از آنجائیکه اسناد و مدارک حسابداری می بایست بصورت دقیق طبقه بندی شده و قابل دسترسی باشد لذا فدوریست اسناد و مدارک حسابداری شرکت نمایندگی صحافی گردیده و در محل شرکت نمایندگی نگهداری گردد به نحوی که همواره امکان دسترسی به آنها مقدور باشد ضمناً این موضوع بایستی هنگام ایجاد تغییرات اساسی در مدیریت شرکت نمایندگی مورد کنترل قرار گرفته و نسخه ای از صورتجلسه تحویل و تحول برای واحد اجرائی ذیربط (مجتمع‌ها) ارسال گردد.

فروش غیر نقد و نحوه وصول چک ها و اقساط

با عنایت به ارائه خدمات گسترده به بیمه گذاران در صورت درخواست بیمه گذار جهت تقسیط مبلغ حق بیمه با توجه به موافقت واحد فنی و در چارچوب مقررات مبلغ حق بیمه در چند قسط از بیمه گذار دریافت می شود. ضمناً چکهای وصولی می‌بایست حداکثر 8 روز پس از تاریخ سر رسید وصول شده باشند. همچنین در صورت عدم وصول چکها در موعد مقرر مبلغ آن در پایان ماه از کار فرد شرکت نمایندگی کسر خواهد شد لذا با عنایت به اینکه کسر مبالغ مذکور از حساب کار فرد بعنوان یک امتیاز منفی قلمداد خواهد شد مقتضی است قبل از ارسال اطلاعات مبلغ به حساب واریز گردد.

لزوم همکاری شرکت های نمایندگی صرفاً با یکی از واحدهای اجرائی شرکت

تجارب گذشته و بررسیهای به عمل آمده بیانگر این موضوع می باشد که همکاری شرکتهای نمایندگی با بیش از یک واحد اجرائی شرکت موجب بروز اشکالات کنترلی و نهایتاً مغایرات فی‌مابین گردیده و بطور کلی لزوم ممانعت از این امر به اثبات رسیده است. لذا شرکتهای نمایندگی صرفاً می بایست با یکی از واحدهای اجرائی شرکت همکاری نمایند.

البته این موضوع شامل شعب و دفاتر فرعی شرکتهای نمایندگی در شهرستانهای خارج از محل استقرار شرکتها نمی گردد و دفاتر مذکور می توانند با واحدهای محل استقرار همکاری نمایند همچنین در مورد استثنائی که پرتفوی خاص یک منطقه جغرافیایی تحت کد واحد مستقر در آن منطقه صادر می گردد نیز با هماهنگی قابل بررسی است.

لزوم ارائه مفاصا حساب مالیاتی و صورت های مالی اساسی

همچنان که ذکر گردید شرکتهای نمایندگی می بایست راساً نسبت به تهیه و تنظیم دفاتر قانونی اقدام نموده و عملیات مالی خود را مطابق قوانین و مقررات ثبت و نگهداری نمایند لذا کلیه شرکتها حداکثر تا پانزدهم مرداد ماه سال مالی بعد از دوره عملکرد می بایست گواهی برگ مقطعی مالیاتی (مفاصا حساب دارائی) را همراه با صورتهای مالی اساسی شامل ترازنامه، سود و زیان و صورت جریان وجوه نقد و یادداشتهای همراه و همچنین گزارش حسابرسی مستقل خود را به شرکت ارائه نمایند.

نحوه ثبت حساب ها و نگهداری دفاتر

کلیه  عملیات مربوط به حسابهای شرکت بیمه می بایست در یک سری سرفصل خاص ایجاد گردد (در صورت امکان همه با یک کد شروع شوند) بدیهی است هر یک از شرکتها متناسب نیاز خود می توانند نسبت به ایجاد سرفصلهای مورد نیاز برای عملیات عمومی و پشتیبانی اقدام نمایند. ولیکن ایجاد هرگونه سرفصل در زیر مجموعه سرفصلهای مرتبط با حسابهای شرکت بیمه می بایست با اخذ مجوز از واحد اجرائی شرکت انجام پذیرد.

نحوه ثبت حساب ها و صدور اسناد حسابداری

از نقطه نظر انجام عملیات حسابداری این بخش از اهمیت بسیاری برخوردار می‌باشد بطوریکه در صورت تشخیص و درک صحیح حساب و صدرو سند حسابداری بصورت اصولی، با توجه به امکانات نرم افزارهای رایانه ای بقیه عملیات اگرچه نیازمند مراقبت و کنترل می باشد، اما انجام آنها سهل تر و به عبارت دیگر تابع انجام صحیح عملیات صدور سند می باشد لذا اختصاراً به نمونه هائی اشاره می شود.

با توجه به امکانات و قابلیتهای برخی سیستمهای فنی از جمله ثالث، بدنه، عمر آتش سوزی و غیره ضروریست بمنظور استفاده بهینه از قابلیتهای سیستم و جلوگیری از اشتباهات انسانی و دقت بیشتر، اسناد حسابداری بصورت اتوماتیک صادر گردد. بدیهی است پس از ساختن سهند اتوماتیک نبایستی تغییری در سند ایجاد گردد به عبارت دیگر همواره سند حسابداری بایستی با فایل صدور برابر باشد.

[1] – مجتمعها واحدهای اجرائی شرکتهای بیمه هستند که بر عملیات شرکتهای نمایندگی نظارت می کنند  وهر مجتمع مسئول نظارت و هماهنگی چندین شرکت یا نمایندگی است.

بخش اول

• اهم مواردی که در عملیات حسابداری شرکتهای خدمات بیمه‌ای پرداخته می شود – ۲
• ۱- لزوم انجام عملیات حسابداری بصورت رایانه ای و اعلام مشخصات نرم افزار – ۲
• ۲- لزوم معرفی مدیر مالی یا حسابدار (مسئول عملیات حسابداری و مالی) به مجتمعها – ۳
• ۳- نگهداری اسناد و مدارک حسابداری بصورت مدون – ۴
• ۴- افتتاح حساب بانکی(جاری دریافت بیمه‌‌گری و جاری پرداخت بیمه‌گری) – ۴
• جاری دریافت بیمه گری – ۴
• جاری پرداخت  بیمه گری – ۶
• ۵- فروش غیر نقد و نحوه وصول چکها و اقساط – ۷
• ۶- لزوم تسویه مانده حسابهای فیمابین قبلی – ۸
• ۷- لزوم همکاری شرکتهای نمایندگی صرفاً با یکی از واحدهای اجرائی شرکت – ۹
• ۸- لزوم ارائه مفاصا حساب مالیاتی و صورتهای مالی اساسی – ۱۰

بخش دوم

• نحوه ثبت حسابها و نگهداری دفاتر – ۱۱
• نحوه ثبت حسابها و صدور اسناد حسابداری – ۱۱
• ۱- ثبت حساب مربوط به فروش بیمه نامه ها (کلیه رشته ها) – ۱۲
• ۱-۱- فروش بیمه نامه بصورت ۱۰۰% نقد – ۱۲
• ۲-۱- فروش بیمه نامه بصورت دریافت چک – ۱۲
• ۳-۱- فروش بیمه نامه بصورت اقساطی (بدهکاران بیمه) – ۱۴
• ۴-۱- بیمه نامه های عمر و پس انداز – ۱۶
• ۲- ثبت عملیات مربوط به صدور الحاقیه های برگشتی – ۱۷
• ۳- ثبت عملیات مربوط به پرداخت خسارت – ۱۹
• ۴- موارد متفرقه – ۲۰
• ۱-۴- استفاده از اعلامیه های فی‌مابین – ۲۰
• ۲-۴- پرداخت کارمزد – ۲۵
• ۳-۴- وام بیمه های عمر – ۲۵
• ۴-۴- چگونگی ثبت بیمه نامه های ارزی – ۲۶