گردآوری و تدوین استانداردهای مستندسازی ISO – IEEE

چکیده: طیف نقشهای اجرا شده توسط ارتباط رسانهای فنی در فرآیند توسعه سیستم‌ها شناسایی شده و براساس یک تحقیق توسط ارتباط رسان های فنی استرالیایی در سال 1997 منتشر شد. تحقیق موردی پس از آن بررسی توسعه 20 سیستم اطلاعاتی جدید را انجام داد. هدف تحقیق، کمیت بخشی به مشارکت ارتباط رسانان منفی از دیدگاه بیرونی توسعه دهندگان و کاربران –این مقاله یافته‌های عمده از این تحقیق را شرح می‌دهد- نتایج، حاوی یافته‌های تحقیق 1997 است که در آن ارتباط رسانان فنی مشارکت مثبتی در توسعه سیستم‌های اطلاعاتی داشتند. نتایج به طور کمیتی نشان می‌دهد که کاربران به طور برجسته در جائیکه ارتباط رسانان فنی در فرآیند توسعه حضور داشتند.

اصطلاحات شاخص سیستم‌های اطلاعاتی ارتباط سازمان فنی

چرخه عمر توسعه سیستم‌های سنتی، نیاز به گزارش سازی کاربر را شناسایی کرده اما به طور کل نگارش این موضوع بر مراحل بعدی چرخه پیش از مرور دوباره سیستم و شروع دوباره چرخه، منتقل می‌کند مراجع مربوط به نقش ارتباط رسانان فنی به دلیل عدم حضور آنها در ادبیات سیستم های اطلاعاتی آشکار و واضح است. در ادبیات ارتباط فنی، وضعیت ارتباط رسانان فنی در سیستم‌های توسعه نیز به مقدار کم گزارش شده است.

این تعجب برانگیز نیست بنابراین، توجه کم به حوزه حضور ارتباط رسان فنی در فرآیند توسعه سیستم و  وقتی که این مشارکت حداکثر ارزش را دارد. داده شده است. کار اخیر با حمایت مالی انجمن ارتباط فنی با هدف نحوه عمل ارتباط رسانان در افزایش ارزش اجرا شده Redigh از این مطالعه گزارش می‌دهد که در حوزه تکنولوژی اطلاعات، کار ارتباط سازان فنی به کاهش هزینه‌های تعمیرات و نگهداری و زمان برنامه ریزی، هزینه‌های کمتر آموزشی و حمایتی و کاهش خطاهای کاربر منجر شد. مثالهای دیگری توسط ادبیات ارائه شده اند، که حمایت بیشتری را در مورد اینکه ارتباط رسانان فنی موجب افزایش ارزش فرآیند توسعه می‌شوند ، ارائه می‌کنند.

یک مقاله‌ای که زودتر در یک تحقیق ملی از ارتباط رسانان فنی گزارش شده هدف آن شناسایی نقش ارتباط رسانان فنی در توسعه سیستم‌های اطلاعاتی در استرالیا است. مقاله گزارش دادکه نقشهای زیر به طور وسیع توسط ارتباط رسانان فنی اجرا شده است.

• عمل به عنوان حامی کاربر
• نگارش کمک آنلاین
• نگارش وویرایش سیستم و پیامها و
• ارائه توصیه به طرح رابطه

این مسئله در دیگر مطالعات گزارش شده در ادبیات ارتباط فنی ثابت است که معتقدند ارتباط رسانان فنی مهارت اجرای نقشها را دارند.

نتایج تحقیق 1997 بیشتر از قبل نشان داد که برای حضور کارآمد ارتباط رسانان فنی و برای مشارکت آن با حداکثر ارزش، آنها باید در مرحله آغازین فرآیند توسعه حاضر شوند. و آغازین یعنی، پیش یا در مرحله طراحی- مقاله گزارش داد که 66% ارتباط رسانان فنی در پیش یا در مرحله‌ طراحی حاضر شدند.

در حالیکه تحقیق می‌توانست به طور واضح شناسایی کند که نقشهای ارتباط رسانان فنی کدام است و در چه زمان آنها در فرآیند توسعه حاضر شده‌اند، نتایج جزئیات بیشتری را از نحوه مشارکت این نقشها یا افزایش ارزش در توسعه سیستم‌ها، خصوصاً از یک دیدگاه کاربر را ارائه نکرده‌اند- کار مطالعه موردی بیشتر برای شرح و ارائه جزئیات بیشتر تأثیر کار ارتباط رسان فنی طراحی شد.

روشها

کار تحقیق 1997 و تحقیق گزارش شده در اینجا بخشی از کار آرایه‌ای انجام شده از طریق مدرسه سیستم‌های اطلاعاتی دانشگاه Monash، ملبورن، استرالیا است. مطالعه موردی بررسی توسعه 20 سیستم اطلاعاتی را شامل می‌شد. نیمی از سیستمها در طول توسعه، یک ارتباط رسان فنی را حاضر کردند، که با سیستم‌های نوع A شناسایی می‌شدند و نیمی دیگر سیستم‌های نوع B بودند که از حضور آنها استفاده نکردند.

مصاحباتی با حدود 4 و 7 نفر برای هر سیستم انجام شده و توسعه دهنده کاربران و ارتباط رسان فنی را شامل می‌شود و هر جا که قابل کاربر بود ، مصاحبه با 90 نفر انجام شده و 40 ساعت از نوارهای ضبط شده جمع آوری می‌شدند.

برای تضمین اینکه یک ساختار مرتبط و ثابت برای جمع آوری اطلاعات حفظ شده بود. یک کتابچه درآغاز ایجاد شد که تمام پرسشهای، موضوعات گوناگون را شامل می‌شد، از مصاحبه شوندگان خواسته شد تا برخی بخشهای کتابچه را در طول مصاحبه کامل کنند. یادداشتهای اضافی یا مشاهداتی نیز در طول فرآیند مصاحبه در کتابچه ثبت شدند. اگر چه از مصاحبه شوندگان پرسش‌های مشابهی پرسیده شد، آنها به کیفیت بخشی شفاهی پاسخهای کتبی خود تشویق شدند، زمانیکه آنها پرسشهای کتابچه را پاسخ می‌دادند، پرسشهای دیگری هم مطرح شدند که نتیجه آنها داده‌های کمی و کیفی بود.

یک نمونه از کتابچه را می‌تواند در سایت زیر ببینید.

http//:www. manah .edu au/blsslab/j f protocol

روش تجزیه و تحلیل‌های مطالعه موردی

مصاحبه‌ها توسط 20 توسعه دهنده، 66 کاربر و 10 ارتباط رسان فنی انجام شدند. از متاماتریس ها برای تحلیل داده‌های کیفی استفاده شد، یک متاماتریس، طبق شرح Huberman, Miles ضرورتاً پیوند دو لیست است که با ردیفها وستونها تهیه شده است. متا ماتریس‌ها داده‌های مشروح برنامه‌ریزی نمودارهای اصل در یک فرمت استاندارد هستند- این روش یک ابزار دارای ساختار از طراحی نتایج کمی از لیست‌های اطلاعاتی از جمله اطلاعات مصاحبه را به دست می‌دهد.

از spss برای تحلیل آماری داده های کمی استفاده شد. تستهای جزر Chi برای اهمیت P<0.05 او تست T برای مقایسه ابزار استفاده شدند.

بحث در مورد یافته ها

کاربران و ارتباط رسانان فنی در اکثر موضوعات توافق داشتند. اما توسعه دهندگان اغلب جوانب سیستم‌های خود را در درجاتی بالاتر از کاربران، رده بندی کرونر – مورد زیر، ارائه دهنده نتایج بوده و براساس 4 نقش اصل ارتباط رسانان فنی سازمان یافته است، درک دیدگاه کاربر، نگارش کمک آنلاین، مشارکت در طراحی سیستم و رابط کاربر و پیغامهای خطا.

دیدگاه‌های ارتباط رسانان فنی

دیدگاه‌های ارتباط رسانان فنی از طریق یک تحقیق، جمع آوری شده شده و در مقاله قبلی گزارش شد. داده‌های تحقیق، در ابتدای کمی بوده و بر نقشهای اجرا شده توسط ارتباط رسانان فنی در طول توسعه سیستم تمرکز داشت. برخلاف آن، مصاحبه‌های مطالعه موردی با ارتباط رسانان فنی بر این تمرکز داشت که آنها چگونه در فرآیند توسعه حضور داشتند طرح سوالات کیفی بود. بخش زیر خلاصه پاسخهای ارتباط رسانان فنی به 4 نقش اصلی است.

درک دیدگاه کاربر ( حمایت کاربر): برای هدف این مقاله، نقش حمایت کاربر فرض شده که یک درک دیدگاه کاربر را شامل شود. تحقیق بنا کرد که ارتباط رسانان فنی عقیده دارند که درک دیدگاه کاربر یک عنصر مهم کار آنها است. دو پرسش باید پاسخ داده شوند، بنابراین:

اگر ارتباط رسانان فنی از دیدگاه کاربر به عنوان توسعه دهندگان و ادعای ارتباط رسانان فنی برداشت می‌کنند پس اثر آن چیست؟

آیا آن موجب بهبود سیستم برای کاربران می‌شود؟

تعداد زیادی از ارتباط رسانان فنی در مورد مفهوم برداشت از دیدگاه کاربر، نظر دادند نمونه این پاسخها این مورد است.

من سوالاتی را در مورد طرح یا آنچه که توسعه دهندگان تمایل به انجام آن دارند را مطرح می‌کنم من آگاهانه سعی می‌کنم که از دیدگاه یک کاربر فکر کنم تا از توسعه دهندگان بخواهم به روشی متفاوت با انتهای پشتی و زای پرکردن صحنه فکر کنند، چیزی که زیاد رخ می‌دهد. سعی و اضافه کردن دیدگاه کاربر که اغلب از دست می‌رود.

مطمئن شدن از اینکه کاربران راضی شده‌اند، نکته‌ای بود که توسط مقدار زیادی از ارتباط رسانان فنی مطرح شد. ارتباط رسانان فنی به طور کامل تمایل توسعه دهندگان بر گوش دادن به پیشنهادات آنها و در زمان ممکن عمل بر آنها دریافتند – یک ارتباط رسان فنی رابطه خود با تیم توسعه را شرح داد:

این یک سیستم فوق العاده است، فوق العاده به نظر می‌رسد اما آنها ( توسعه دهندگان) فراموش می‌کنند که کاربران نحوه استفادة آن را نمی‌دانند اما تیم پروژه همیشه خواستار شناسایی هر انتقاد و توجه به آن به عنوان نقد سازنده بوده و به سازندگی پاسخ داد برای من خوشبختانه مشکل در مورد اتخاذ دیدگاه کاربر وجود نداشت.

او معتقد بود که تیم توسعه او را در اولین مرحله حاضر کرد چون تمرکز قوی بر کاربر داشته و تضمین برآورده ساختن نیاز کاربر را خواستار بودند.

کیفیت کمک آنلاین: از 20 سیستم بررسی شده فقط 4 مورد «کمک» نوشته شده آنلاین توسط یک ارتباط رسان فنی را داشتند. ارتباط رسانان فنی به طور طبیعی، در مورد کمک آنلاین که آنها ننوشته بودند انتقاد کردند. 4 مورد وسیع برای توجه وجود داشت که آنها در مورد کیفیت کمک آنلاین نوشته شده توسط نویسندگان غیرحرفه‌ای بیان کردند.

از جمله: کمک بسیار ساده بود. نقد مشترک که ارتباط رسان فنی داشت این بود که «کمک»، به سادگی برخی جوانب صفحات را تعریف کرده اما جزئیات چگونگی کاربرد واقعی سیستم را ارائه نکرده است- اگر کاربران از «کمک آنلاین» استفاده نمی‌کردند، به این دلیل بود که این کمک بسیار ابتدایی تعریف شده و به آنها در حل مشکلات اجرایی کمک نمی‌کرد.

«کمک» با حضار، تطابق نداشت. یک سیستم، سایت وب با صفحات زرد بود، توسعه دهنده و ارتباط رسان فنی گفتند یک تصمیم آگاهانه برای کاربرد راهنماهای روی صفحه به غیر از کمک آنلاین و رسمی را اتخاذ کردند. ارتباط رسانان فنی این هر مورد را به عنوان «تمرکز بر کاربر» مطرح کردند. او فرآیند و نتایج را شرح داد.

به جای «کمک» از راهنماها استفاده شد، آن در واقع حرکت در مسیر اطلاعات بود که در گزارش صفحه وجود داشت، که به صورت خیل خلاصه و مطابق میل کاربر تهیه شده بود. با سعی بر تمرکز بر متداول ترین و مبهم‌ترین مشکلاتی که افراد داشتند. ما راهنماهای چرخشی را آزمایش کردیم اما نتیجه نداد. با «کمک» شما باید عملاً‌مثالها را اجرا می‌کردید. بنابراین فردی می‌توانست آن را با مثال ارائه شده یا مثال خودش آزمایش کرده و به سوی یک اهمیت نتیجه برود.

«کمک» خیلی فنی بود این رایج‌ترین مشکل مطرح شده توسط کاربران بود، و نیز برخی توسعه دهندگان آن را به عنوان یک مشکل شناختند- یک ارتباط رسان فنی این نکته را مطرح ساخت.

«کمک » آنلاین که توسط برنامه نویسان و توسعه دهندگان تهیه شده، هوشمند است، آنها می‌دانند در مورد چه چیز صحبت می‌کنند و فرد دیگری نمی‌داند و آنها آن را با اصطلاحاتی که خودشان می‌دانند نوشته‌اند، و به این معنا نیست که افراد دیگر هم بتوانند آن را بفهمند. آن برای کسی که اصطلاحات را می‌داند و آنچه که در پشت آن اجرا می‌شود را می‌داند، کاملاً هوشمندانه است. چیزی که کاربر از آن نتیجه و سودی نمی‌برد.

«کمک» ناقص و یا ناصحیح بود. کاربر و ارتباط رسان فنی در مورد این مسئله شکایت داشتند. برخی سیستم‌ها «کمک» آنلاین داشتند که فقط بخشی از عملکرد یک سیستم را شرح می‌داد و این اطلاعات در سیستم‌های دیگر به طور صحیح ارائه نشده بود و موجب گمراهی و اتلاف وقت کاربر می‌شد.

طراحی رابط کاربر : از ارتباط رسانان فنی خواسته شد تا شرح دهند چگونه آنها در طراحی رابط کاربر مشارکت داشته‌اند، سه بخش عمده شناسایی شدند.

«تضمین تداوم وهمخوانی رابط و اصلاح شناسی- که همخوانی با کلیدهای عملکرد و دیگر اجزاء صفحه را شامل می‌شد. یک ارتباط رسان فنی شرح داد که چگونه او تنها فردی بوده که بر کل سیستم توجه داشته و او نمونه‌هایی از ناهمخوانی های مواجه شده را ارائه کرد:

جعبه‌های لیست به سمت پایین روی یک صفحه استفاده شده اند، سپس روی دیگری دکمه‌های (کلید) رادیو راداریم. شما ممکن است دریابید که انواع بخشهای طرح رابط در تضاد هستند یا برخی‌ها، دگمه ها را زیر دگمه ها یا فرد دیگر، روی هم یافته است- اغلب توسعه دهندگان از این موارد آگاه نیستند، آنها به مقدار زیاد از حوزه خود دور شده‌اند.

بهبود جریان کار: – مجدداً یک ارتباط رسان فنی انعکاس داد که چون او تنها فردی بوده که بر کل سیستم نظارت داشته، او  همچنین تنها فرد آگاه از مشکلات جریان کار بوده که کاربران در زمان حرکت از یک صفحه به صفحة دیگر با آن مواجه می‌شوند.

طراحی اجزاء رابط از جمله آیکونها و لغات روی صفحات، توجهاتی را موجب شد در یک مورد، ارتباط رسان فنی توجه توسعه دهنده را به کاربر کلیدی با یک سوال روی آن جلب کرد. او مثل کاربران، فرض کرده بود که این یک کلید «کمک» بوده اما اطلاعاتی را در مورد محصول شامل می‌شد- اما توسعه دهندگان آماده تغییر آن نبودند.

در مورد سیستم دیگر، ارتباط رسان فنی، خوش شانس تر بود. تعدادی از اجزاء صفحه تغییر یافتند چون ارتباط رسان فنی اطلاعات را وارد کرده بود. مثلاً، توسعه دهندگان اسامی کلید را براساس پیشنهاد ارتباط رسان فنی تغییر دادند. یکی از کاربران نیز به مشکل بودن آن اشاره کرد، و انتقاد کرد که یکی از توسعه دهندگان، زبان انگلیسی را به عنوان زبان اصلی خوب نمی‌دانسته بنابراین برخی اجزاء صفحه کمی غریب بودند، در مثال دیگر ارتباط رسان فنی پیشنهاد حذف کلیدهایی را داد که هیچ کاری را در صفحه انجام نمی‌دادند و این پیشنهاد پذیرفته شد.

من پیشنهاد دادم و آنها قبول کردند که در جائی که فیلدها موجود نبوده و در یک موقعیت خاص می‌توان این کلیدها را حذف کرد. جائیکه فیلد فقط مخصوص نمایش بود، یک رنگ زمینه متفاوت داشت بنابراین شما یک کلید تصویری برای کاربر داشتید که آنها نمی‌توانند چیزی را در آن تایپ کنند.

یک ارتباط رسان فنی دیگر، با رجوع به سیستم دیگری که روی آن کار می‌کرد، شرح داد که چگونه کلید «کمک» در یک وب سایت از دید کاربران خارج بود. چون موقعیت خاصی روی صفحه داشت و زمینه سرگرم‌کننده‌ای داشت. پیشنهاد او جاسازی مجدد کلید و شامل کردن یک گرافیک کارتونی و یک پروانه بود که بالهایش روی کلید کمک پرواز کرده و بدینوسیله توجه کاربر را جلب می‌کند. این طرح در آزمایشگاه‌های قابل کاربر بودن اجرا و تست شده و نتیجة خیلی خوبی داشت.

باید به این مسئله اشاره شود که تنها دو ارتباط رسان فنی در سیستم مشارکت داشتند و ضمن پیامهای خطا و نیز گزارش ویژه، به مقدار کم وجود داشت.

اگر چه برخی از کاهش آن حمایت می‌کنند، گزارشات کارآمدترین روش و راه ترجیح داده شده برای ارتباط اطلاعات در هر نظم مهندسی است گزارشات ( چه کپی چه الکترونیک باشند)‌شاهدی هستند که وظایف مهندسی اجرا شده اند.

تهیه گزارش عامل عمده هزینه نرم افزار است. بر طبق Capers jones، هزینه های مقاله می‌تواند بیشتر از 50 درصد کل هزینه توسعه باشد( ارزیابی نرم افزار کاربردی، تضمین بهره وری و کیفیت – Hill –1191) دیگران گزارش دادند که چگونه گزارش سازی ضعیف می‌تواند به طور برجسته هزینه توسعه نرم افزار و هزینه‌های نگهداری را افزایش دهد ( Hanna، استفاده از گزارش به عنوان یک ابزار چرخه زندگی، جمله نرم افزار، دسامبر 1992 ( Gook , Viscont ، مدل کامل فرآیند گزارش سازی سیستم، S) ، دانشگاه ایالت Oregoh 1992)

کاربرد اتوماسیون در کاهش هزینه‌های گزارش سازی یک عقیده امیدوار کننده است. اما اتوماتیک کردن تولید گزارش، اغلب به عنوان موضوع تسهیل تبادل اطلاعات میان ابزار توسعه نرم افزار و سیستم‌های انتشار گزارش دیده شده است. به عنوان یک توسعه دهنده ابزار تولید گزارش اتوماتیک شده، من می دانم که مشکل پیچیده تر از این است.

اتوماسیون کارآمد تولید گزارش به حمایت جدی از یک فرآند توسعه کامل و تصریف شده بستگی دارد. پس از آن است که می‌توان هزینه‌های تهیه گزارش را توسط تولید گزارشات به عنوان محصول فرعی این فرایند کاهش داد.

پیشینه: اتوماسیون تولید گزارش نیازمند دیدن برخی روش توسعه تصریف شده و ابزاری است که آن روش را اجرا می‌کند و نیز استانداردهای گزارش.

روشها: از اوائل دهه 1970، اکثر روشهای مهندسی تعریف شده، از جمله تکنیک‌ مدل دهی موضوع ، Rumbangh ( – طراحی و مدل دهی هدف موضوع) توسعه یافته‌اند. این روشها فعالیت‌های توسعه نرم افزار را با نظم و دقت، تشدید کرد. به طور نمونه هر روش یک علائم دارد که انواع عناصر گرافیکی و متنی را شامل می‌شود. این عناصر ممکن است برخی بافت‌های مورد نیاز برای ایجاد گزارش را به دست دهد.

ابزار: ابزارهای توسعه به مهندسان کمک می‌کند تا اطلاعات را بر طبق روشهای اجرای ابزار توسعه دهند- این ابزار برای اتوماسیون تولید گزارش، به دلیل اطلاعات مهندسی که دارند (بافت) حیاتی هستند، اطلاعاتی که در مکانیسم ها و منبع ارائه شده برای حفظ الکترونیکی آن وجود دارند.

استانداردها: یک استاندارد دیدگاه اطلاعات مهندسی را با ویژه ساختن نوع اطلاعات بافت( بافت) تعریف می‌کنند، جائیکه باید قرار گیرد ( ساختار) و چگونه ارائه شود ( فرمت) این قوانین را می‌توان اتوماتیک کرد. استانداردها زمان ارزشمند و تلاش را ذخیره کرده و چون موجب کاهش نیاز به تولید مجدد گزارش و توانایی های ضروری برای تولید اتوماتیک آنها می‌شوند.

اکثر سازمانهای حرفه ای و دولتی – مثل اداره دفاع آمریکا، سازمان بین المللی استاندارد سازی و IEEE – استانداردهایی را برای رسمی ساختن این ارتباط ارائه کرده‌اند. اکثر شرکت ها اوج استانداردها را پذیرفته یا خودشان آنها را توسعه داده‌اند. توسعه دهندگان به طور نمونه استانداردها را تحقیر می‌کنند چون مقدار زیادی تلاش غیرمهندسی برای تولید یک گزارش دارای استاندارد در بر دارد. اما استانداردها کلید اتوماسیون تولید گزارش  هستند نه یک مانع.

مقدمه :

ISO ( یا سازمان بین المللی به منظور استاندارد سازی ) یک اتحادیه جهانی مربوط به گروه استانداردهای ملی (‌یا گروه های عضو ISO ) می باشد. بطور معمول کار آماده سازی استانداردهای بین المللی بوسیله کمیته های فنی ISO انجام می‌شود. دو عضو از گروه علاقمند به موضوعی می‌باشد که برای آن کمیته فنی ایجاد شده است و دارای حقوقی می‌باشد که به منزله آن کمیته می‌باشد. سازمان های بین المللی – اعم از دولتی یا غیر دولتی – درا رتباط با ISO نیز در کار شرکت می‌کنند. ISO با کمیته بین المللی الکتروتکنیک (IEC) در تمامی موارد مربوط به استاندارد سازی الکتروتکنیکی صمیمانه همکاری می‌کند.

استانداردهای بین المللی ترابری که بوسیله کمیته های فنی پذیرفته می‌شوند. بر حسب اعضای گرروه بعنوان تعرفه بخشنامه می‌شوند. آگهی با یک استاندارد بین المللی ، حداقل در 75 درصد اعضای گروه نیاز به تصویب رأی سرنوشت ساز دارد.

استاندارد بین المللی 11108 ISO  بوسیله کمیته فنی ISO /Tc 46 با نام اطلاعات و اسناد و مدارک و کمیته فرعی SC 10 بنام حراست فیزیکی اسناد و مدارک ارائه شد. ضمیمه A از این استاندارد بین المللی به منظور همین اطلاعات می باشد.

اطلاعات و مستندات – یا اسناد بایگانی – نیازمند به کارایی و ماندگاری می باشد.

1 – موضوع

این استاندارد بین المللی شرایط را برای اسناد بایگانی مشخص می کند . این اسناد مربوط به اوراق چاپ نشدنی می باشد که برای اسناد و آگاهی های موردنیاز جهت نگهداری همیشگی و دائمی استفاده مداوم در نظر گرفته شده. برای این اسناد و آگهی ها – کاغذ با کارایی بالا و ماندگاری طولانی نیاز می‌باشد.

نکات مهم

اسناد بایگانی ( یا اوراق بایگانی ) به دلیل ارزش بالای تایپی – قانونی یا دیگر ارزشهای مهم – در اصل برای اسناد و آگهی هایی نیاز می باشد که برای همیشه نگهدا ی میشوند. یک سند بایگانی برای اهداف خاصی می باشد نه در جهت استفاده متداول آن . بکارگیری اصطلاح اسناد بایگانی به این معنی نیست که تمام اوراقی که در آرشیوها نگهداری می شوند اوراق بایگانی یا اسناد بایگانی هستند.

2- رابطه بین این استاندارد بین المللی و 9706 ISO در ضمیمه A شرح داده می‌شود.

2/ مرجع های معیار و ضابطه ای

استاندارد های زیر شامل ارزاق ( یا تدارکات ) می باشد که به واسطه مرجع در این متن – متشکل از ارزاق این استاندارد بین المللی می باشد . در زمان آگهی – ویرایشها نشان داده که آنها موثق و مستدل بودند. تمامی استانداردها در مورد بررسی و بازنگری می باشد و گروههای موافق در زمینه این استاندارد بین المللی مورد تشویق قرار می گیرد. تا در جهت امکان بکارگیری آخرین ویرایشهای استانداردها که در قسمت زیر نشان داده شده اند- تحقیق کنید. اعضای IEC و ISO دفاتر ثبت استاندارد های معتبر بین المللی اخیر را نگهداری می کند.

3- تعاریف

با در نظر گرفتن اهداف این استاندارد بین المللی – تعاریف زیر را بکار می بریم :

3/1 – سند بایگانی = کاغذی با کارایی بالا و ماندگاری طولانی

3/2 – کارایی = مقدار توانایی که از نظر شیمیایی و فیزیکی – برای دوره های طولانی مدت ثابت و پایدار باقی می ماند.

3/3 – ماندگاری = توانایی که در هنگام استفاده در برابر اثرات سائیدگی و پارگی مقاومت می کند.

4/3 – ذخیره قلیایی ( در مورد کاغذ) = ترکیبی مانند کربنات کلسیم که اسید را خنثی می کند ممکن است در نتیجه سن طبیعی یا آلودگی جو ( یا اتمسفر ) ایجاد شود. که به عنوان یک موضوع خاص در 10716 ISO مشخص شده .

4 – ویژگی های مورد نیاز

1/4 – کلی :

یک نمونه از نمونه های تحت بررسی بر اساس آنچه که در 186 ISO شرح داده شد بدست می‌آید طبق بررسی عینی یک کاغذ بایستی عاری از نقایص آشکار مانند چروکها – لکهای بزرگ – سوراخها و ناصافی ها باشد.