بر کسی پوشیده نیست که بانک ها جز نهادهای مالی هر کشور می باشند. نهادهای مالی دو گونه اند:
- نهادهای مالی سیاست گذار: موسساتی که مسئولیت پایه ریزی و تعیین خط مشی های اصلی مالی را عهده دارند و برنامه های کلی را در چهارچوب قوانین و مصوبات جاری دولت مشخص میکنند پس از تکمیل و تایید سیاست های مقرر توسط دولت این برنامه ها برای اجرا به دستگاههای مربوطه ابلاغ می گردد. هدف این مؤسسات دستیابی به راههایی است که گردش پولی و مالی را افزایش، نقدینگی را کاهش، سرمایه گذاری ها را افزایش و در نهایت به پویایی اقتصاد کشور منجر گردد.
- نهادهای مالی عملیاتی: موسساتی هستند که به طور مستقیم به ارائه خدمت به مردم می پردازند مانند مؤسسات مالی و اعتباری، صندوق های قرض الحسنه و بانک ها
این مؤسسات ملزم به اجرای برنامه های اعلام شده توسط نهادهای مالی سیاست گذار هستند و در واقع بخش عملیاتی و اجرا به عهده این مؤسسات است.
هدف اصلی آنها علاوه بر اجرای برنامه های معین، ارائه خدمات هر چه بیشتر و بهتر در کمترین زمان ممکن به مراکز صنعتی، دولتی، خصوصی و آحاد جامعه به منظور افزایش رفاه و رضایت مندی مردم و تشویق برای سپرده گذاری و سرمایه گذاری در راستای سیاست های معین است.
بانک ها نیز به عنوان مهمترین این موسسات، در این راستا پیشرو هستند.
بانک ها برای نیل به هدف های مذکور در شهرها و مناطق مختلف شعبی را تاسیس نموده اند حجم فعالیت شعبه متفاوت است و در بعضی شعب ازدیاد برای دریافت خدمات و پرداخت های ضروری به قدری است که ممکن است کارکنان را برای انجام وظایف خود با دشواری رو به رو سازد برای رفع این مشکل و جلوگیری از دوباره کاری و اتلاف وقت و رسیدگی سریعتر و بهتر به امور مردم دوایری در شعب مشخص شده که مهمترین این دوایر، دایره حسابداری شعب است.
این بخش نیز مانند دوایر دیگر دارای شرح وظایف خاصی است که باید در حیطه قوانین اجرا شود.
این مجموعه به تفصیل به شرح فعالیت های شعب، به ویژه دایره حسابداری شعب و قوانین مصوب مربوط به آن پرداخته است.
امید است مفید واقع گردد.
شرح وظایف دایره حسابداری شعب:
- جمعآوری اسناد: جمعآوری کلیه اسناد روزانه شعب، از نقدی و انتقالی
- اطمینان از صحت صدور اسناد:
- 1/2. اطمینان از صحت و اصالت اسناد از نقطه نظرهای اعضاء و تاریخ، نام شعبه، موضوع سرفصل، شرح کامل و واضح بودن سند، کامل بودن ضمائم مربوطه، طرف حساب سند و محاسبات مربوطه
- 2/2. اطمینان از مطابقت شرح و محتوی اسناد صادره با سر فصل مربوطه طبق مقررات و دستورالعمل موجود و اصول حسابداری
- تفکیک و توازن اسناد:
- 1/3. پشت نمره نمودن و تفکیک اسناد بدهکار و بستانکار اعم از نقدی و انتقالی به ترتیب سرفصلهای مندرج در خلاصه دفتر کل
- 2/3. تهیه نوار جمع از اسناد پشت شماره شده به تفکیک بدهکار و بستانکار هر فصل و توازن آنها
- 3/3. تهیه روکش از کلیه اسناد بدهکار و بستانکار روزانه به تفکیک هر سرفصل برحسب مورد و اطمینان از تطابق مبلغ روکش با جمع اجزاء (اسناد) تشکیل دهنده آن
- صدور اسناد:
- 1/4. صدور کلیه اسناد و نامههای مربوطه به حسابداری و امضاء دوم آنها توسط مسئول مربوطه
- 2/4. تنظیم و صدور اسناد مربوط به لیست حقوق و مزایا و دیگر پرداخت های پرسنلی کارکنان
- 3/4. تنظیم و صدور اسناد هزینه با توجه به بخشنامهها، دستورالعملها و مقررات بانک
- ثبت اسناد:
- 1/5. ثبت اسناد و روکشها در نمونه گردش عملیات روزانه و مانده خلاصه دفتر کل شعبه و انجام عملیات مربوط به توازن خلاصه مزبور.
- 2/5. ثبت اسناد در دفاتر یا کارتهای معین و فهرست حساب بین واحدها و تهیه شیفریه روزانه
- 3/5. کنترل و تطبیق شیفریه روزانه با اقلام مندرج در ستون گردش حسابها
- 4/5. انتقال کارکرد روزانه از نمونه به دفتر کل اصلی و توازن آنها
- نظارت و کنترل:
- 1/6. کنترل و تطبیق مانده فهرست بین واحدها با مانده خلاصه دفتر کل همان روز
- 2/6. کنترل و تطبیق ماندههای دفاتر معین با خلاصه دفتر کل و بررسی و پیگیری و کشف هر گونه مغایرت احتمالی و اقدام جهت تصحیح آنها با اطلاع و تأیید مقام مافوق.
- 3/6. کنترل مانده کلیه آمار و ارقام و صورتهای تهیه شده با خلاصه دفتر کل
- 4/6. کنترل و پیگیری در جهت رفع ارقام باز کلیه حسابهای شعبه با توجه به تاریخ ایجاد آنها
- 5/6. کنترل و نظارت در امر رسیدگی به حساب پیشپرداختها و تسویه این اقلام از پرداختهای بعدی مربوطه طبق مقررات و دستورالعملهای جاری
- 6/6. اعلام هر گونه وضعیت مشکوک در مورد اسناد صادره و حسابها به مسئولین مافوق به ترتیبی که نهایتاً موضوع روشن شده و موجب اصلاح و اقدامات بعدی گردد.
- 7/6. تهیه صورت گردش ماهیانه حسابهای معین و کنترل آن با گردش ماهیانه حسابهای مربوطه در دفتر کل.
- 8/6. تهیه و نگهداری نوارتراز از کلیه سرو فصلهای مختلف دفتر کل به منظور حصول اطمینان از صحت عملیات ماهیانه و تطبیق مانده آن با خلاصه دفتر کل
- 9/6. انجام کلیه کنترلهای داخلی مربوط به سرفصلهای مختلف دفتر کل
- 10/6. کنترل مانده و گردش بدهکار و بستانکار تریلها با گردش و مانده روزانه خلاصه دفتر کل
- 11/6. کنترل جمع بدهکار و بستانکار شیفریه یا ژورنال روزانه با گردش بدهکار و بستانکار حسابهای مربوطه در خلاصه دفتر کل
- 12/6. نظارت و کنترل به منظور حصول اطمینان از صحت صدور اصلاحیه های صادره از طرف دایره صندوق و حساب جاری
- تهیه آمار:
- 1/7. تهیه و ارسال کلیه آمارهای درخواستی جهت واحدهای ذیربط
- 2/7. تهیه حساب سود و زیان و تراز اختتامیه، افتتاحیه و ضمائم آن و صدور اسناد لازم با توجه به دستورالعمل مربوطه
- 3/7. پیشبینی و تهیه بودجه سالانه شعبه با در نظر گرفتن دستورالعملهای صادره از طرف اداره کل امور مالی
- 8 . سایر امور:
- 1/8 . مطالعه دقیق کلیه دستورالعملها، بخشنامهها، اطلاعیهها و حفظ و نگهداری آنها
- 2/8 . رفع مغایرتها و ایرادات مربوطه به کلیه حسابهای شعبه
- 3/8 . دریافت به موقع اسناد از سایر واحدهای بانک
- 4/8 . انجام کلیه امور مربوط به بستن دفاتر پایان سال و تهیه دفاتر جدید و انتقال ارقام صحیح آنها طبق دستورالعملهای مربوطه
- 5/8 . انجام مکاتبات لازم با شعب و ادارات مختلف بانک برحسب مورد و در چهارچوب مقررات حاکم در بانک
- 6/8 . مراقبت در حفظ و نگهداری دفاتر به نحوی که افراد غیرمسئول به آن دسترسی نداشته از این نظر مقررات و ضوابط مربوطه رعایت گردد.
- 7/8 . تحویل کلیه اسناد روزانه پیش از ثبت طبق دستورالعمل مربوطه (موضوع بخشنامه 057/061/275) به بایگانی شعبه
- 8/8 . انجام سایر امور در حدود وظایفی که از طرف مافوق ارجاع میشود.
حسابداری شعب:
عملیات حسابداری پرداخت حقوق کارکنان از طریق دایره حسابداری:
- اسناد حسابداری مربوطه به واریز حقوق کارکنان شعبه
بدهکار: حساب هزینه کل، معادل جمع حقوق و مزایای کارکنان به موجب لیست حقوق و دستمزد
بستانکار: حساب بستانکاران متفرقه- حقوق کارکنان
- بدهکار: حساب هزینه کل معادل مبلغ بازنشستگی، بهداری، بیمه و سایر موارد (سهم بانک)
بستانکار: حساب بستانکاران متفرقه- حقوق کارکنان معادل مبلغ بازنشستگی، بهداری، بیمه و سایر موارد (سهم بانک)
- بدهکار: حساب بستانکاران متفرقه- معادل خالص حقوق کارکنان (قبل از کسر مساعده)
بستانکار: حساب جاری اشخاص- معادل خالص حقوق کارکنان (پس از کسر مساعده)
بستانکار: حساب بدهکاران متفرقه- معادل مساعده کارکنان
به منظور تسویه باقی مانده، حساب بستانکاران متفرقه شعب بایستی طی سند بستانکار بین واحدها (نمونه) نسبت به صدرو یک فقره سند بین واحدها به نام حسابداری منطقه به شرح زیر اقدام و نسخ اول و دوم سند را به اداره حسابداری منطقه ارسال نمایند.
لیست کسورات حقوق کارکنان شعبه در…
جمع کسورات | بیمه درمانی سهم بانک | بازنشستگی سهم بانک | 5% پسانداز | 1% صندوق تأمین اجتماعی | بیمه عمر | جم کل |
نحوه پرداخت مساعده به کارکنان:
هنگام پرداخت مساعده حقوق به کارکنان از نمونه 1395 استفاده شده و اسناد جاری مربوط به کارکنان بابچ جداگانه با کد 31 به اداره کامپیوتر ارسال میگردد. هنگام واریز مساعده قبل از موعد مقرر حساب جاری کارکنان معادل مبلغ واریزی بدهکار شده و اسناد جاری بابچ جداگانه با کد 30 به اداره کامپیوتر ارسال میگردد.
توضیح اینکه پرداخت مساعده حقوق تا 80% خالص حقوق و مزایای کارکنان میباشد.
نحوه تنظیم پیشنهاد بودجه:
برای مشخص نمودن و تنظیم بودجه مانده هر سرفصل در ماه موردنظر (اشاره شده در اطلاعیه) را به تعداد ماه تقیسم نموده و پس از بدست آوردن هزینه یک ماه عدد بدست آمده را در 12 ضرب کرده، بودجه یک سال مشخص میشود. لازم به ذکر است که در مورد هزینههایی که احتمال انجام آن درسال آینده میرود نیز بایستی پیشبینی بودجه شود به عنوان مثال هزینه تعمیرات و هزینه پایه سنواتی و گروه معوق حقوق کارکنان.
مثال: اگر ماه مورد نظر آذر باشد برای تنظیم بودجه بایستی مانده آذر ماه را در مورد هر سرفصل به طور جداگانه ملاک قرار داد. و آن را تقسیم بر 9 نمود. و در عدد 12 (یکسال) ضرب کنیم (به عبارتی دیگر مانده هر سرفصل را ضرب در نموده، بودجه یکسال هر سرفصل مشخص میشود.
چک
- تعریف چک
چک نوشتهای است که به موجب آن صادر کننده میتواند وجوهی را که نزد بانک دارد کلاً یا مقداری از آن را دریافت و یا به دیگری واگذار نماید.
از تعریف فوق فهمیده میشود که:
الف: تمام یا قسمتی از وجوه سپرده شده نزد بانک بوسیله صدرو چک قابل برداشت میباشد.
ب: صاحب حساب سپرده قرض الحسنه جاری میتواند بنام خود، یا در وجه حامل و یا شخص معین چک صادر نماید.
ج: در تنظیم چک نیز مانند برات معمولاً سه نفر (1) صادر کننده چک (محیل یا متعهد) (2) دارنده چک (متعهدله) و (3) پرداختکننده چک (بانک یا محال علیه) دخالت دارند.
- ارکان چک
برای اینکه چک خصوصیات خود را حفظ نموده و دارای اعتبار باشد بایستی شامل یک سلسله مندرجات الزامی باشد. ارکان چک از نظر بانک بدین جهت مهم است که هنگام پرداخت آن بایستی دقیقاً این ارکان را کنترل نمود تا از مشکلات احتمالی آتی جلوگیری گردد.
این ارکان عبارتند از:
1-2- تاریخ صدرو چک
هر چند که قانون در مورد چگونگی نوشتن تاریخ روی چک ساکت است ولی بهتر است تاریخ به حروف نوشته شود تا امکان دست کاری و تغییر آن وجود نداشته باشد.
طبق قانون تجارت وجه چک باید بمحض ارائه کارسازی شود. مفهوم این جمله اینست که چک باید حال باشد و صادر کننده چک نمیتواند تاریخ مؤخر بر تاریخ صدور چک (مثلاً امروز چکی برای سه یا شش ماه بعد صادر نماید) قید نماید. مضافاً اینکه طبق ماده 13 قانون صدور چک، صدور چک وعده دار ممنوع میباشد. بدیهی است در صورت ارائه چکهای وعدهدار و در خواست مشتری میبایستی صرفاً نسبت به صدور گواهینامه عدم پرداخت باستناد تقدم تاریخ اقدام نمود و پرداخت وجه اینگونه چکها تا تاریخ سررسید امکانپذیر نمیباشد.
همینطور تاریخ صدور چک از این نظر مهم است که طبق قانون اگر چک در همان مکانی که صادر شده است باید پرداخت گردد مثلاً صادرکننده و دارنده چک و بانک پرداخت کننده هر سه در تهران باشند، دارنده چک باید در ظرف پانزده روز از تاریخ صدور وجه آن را از بانک مطالبه کند و اگر از یک نقطه به نقطه دیگر ایران صادر شده باشد باید ظرف چهلوپنج روز از تاریخ صدور چک مطالبه شود.
بنابراین اگر دارنده چک در مدت تعیین دشه در فوق نسبت به دریافت وجه چک اقدام نکند. دیگر دعوی او برعلیه ظهر نویس مسموع نخواهد بود.
بعلاوه اگر دارنده چک ظرف شش ماه از تاریخ صدور چک وجه آن را از بانک دریافت ننماید یا ظرف شش ماه از تاریخ صدرو گواهی عدم پرداخت از جانب بانک شکایت نکند دیگر حق تعقیب کیفری صادر کننده چک بدون محل را نخواهد داشت.
مطالب گفته شده در مورد تاریخ مربوط به موارد قانونی بود که هر کارمند بانک بایستی نسبت به آنها آگاهی داشته باشد تا بتواند در صورت لزوم مشتریان شعبه را راهنمایی نماید در هر صورت اگر دارنده چکی به شعبه مراجعه نمود و از تاریخ صدور چک بیش از ده سال نگذشته باشد و حساب سپردهقرضالحسنه جاری صادر کننده چک مفتوح بوده و دارای مانده باشد، بانک موظف به پرداخت آن میباشد.
2-2- مبلغ چک
مبلغ چک بایستی به حروف و به عدد هر دو نوشته شود. اگر مبلغ بیش از یکدفعه به تمام حروف نوشته شود و بین آنها اختلاف باشد مبلغ کمتر ملاک اعتبار است. اگر مبلغ با حروف و رقم هر دو نوشته شود و بین آنها اختلاف باشد مبلغ با حروف معتبر میباشد.
ضمناً هر گونه شرطی که از جانب صادر کننده چک برای پرداخت چک در متن آن نوشته شده باشد به آن شرط ترتیب اثر نخواهد داد.