سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی

عناصر سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی

سازمان باید یک سیستم مدیریت بهداشت شغلی و ایمنی ایجاد نموده و برقرار نگه دارد که الزامات آن در کل بند 4 تشریح می شود . باید توجه داشت که هدف از استقرار سیستم ایمنی و بهداشت شغلی همانگونه که در ویژگیهای OHSAS 18001 درج شده است ، بهبود عملکرد سازمان در زمینه ایمنی و بهداشت شغلی است . نکته مهم اینست که پیاده سازی یک سیستم مدیریت به خودی خود برای سازمان مفید نیست بلکه هنگامی این امر پسندیده است که بتواند موجب بهبود عملکرد سازمان در زمینه ای شود که سیستم مدیریت برای آن طراحی و اجرا شده است.

ویژگیهای مندرج در OHSAS 18001 نیز همگی بر این پایه استوارند که سازمان به طور مداوم سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی خود را بررسی ، ارزیابی و بازنگری می کند تا فرصتهای بهبود را شناسایی کند و آنها را به کار گیرد . در نهایت بهبود در سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی سازمان باید موجب بهبود در عملکرد ایمنی و بهداشت شغلی سازمان شود . تنها در این صورت است که می توان انتظار داشت پیاده سازی سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی موجب افزایش ارزش افزوده برای فعالیتهای سازمان شود . پیامد سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی ، ایجاد فرایندی منسجم برای دستیابی به بهبود مستمر است که میزان و دامنه این فرایند ، با توجه به جنبه های اقتصادی و سایر شرایط ، توسط سازمان تعیین می شود .

خط مشی ایمنی و بهداشت شغلی ( OH & S Policy ) :

مدیریت ارشد باید خط مشی بهداشت شغلی و ایمنی سازمان را که در آن اهداف و تعهد به بهبود عملکرد بهداشتی ـ ایمنی به روشنی مورد تاکید قرار گرفته است ، تعریف و مدون نماید . مدیریت مذکور باید اطمینان یابد که خط مشی تدوین شده متضمن موارد ذیل باشد : الف ) متناسب با ماهیت و گستردگی و میزان ریسکهای بهداشتی ـ ایمنی سازمان باشد . ب )‌ شامل تعهد به بهبود مستمر باشد . ج ) حداقل شامل تعهد به تبعیت از قوانین بهداشت شغلی و ایمنی مرتبط و نیز الزامات دیگری که سازمان آنها را تقبل نموده است ،‌ باشد . د ) مدون ، اجرا و برقرار نگهداشته شود . ه ) به کلیه کارکنان ابلاغ گرد تا ایشان را از الزامات بهداشتی ـ ایمنی خود آگاه نماید . و ) برای عموم و افراد علاقه مند ( جهت هرگونه پیشنهاد یا انتقاد ) قابل دسترسی باشد . ز ) به طور متناوب مورد بازنگری قرار گیرد تا از ارتباط و تناسب آن با سازمان اطمینان حاصل شود . خط مشی ایمنی و بهداشت شغلی عبارت است از اصول هدایت کننده اجرا و بهبود سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی سازمان به گونه ای که بتواند عملکرد ایمنی و بهداشت خود را برقرار نگهدارد و امکان بهبود آن را فراهم کند . خط مشی ، اهداف کلی را در سطحی از عملکرد که مورد نیاز سازمان است بیان می کند و سایر فعالیتهای سازمان باید در طول خط مشی و در همان راستا و نشات گرفته از آن باشد. در حقیقت خط مشی ، ساختاری را بنا می نهد که سازمان بر روی آن ، طرحهای ایمنی و بهداشت شغلی خویش را استوار می سازد . به همین دلیل در خط مشی بایستی تعهد مدیریت رده بالا به تبعیت از قوانین ذیربط و بهبود مستمر بازتاب یافته باشد . در خط مشی ایمنی و بهداشت شغلی باید موارد زیر را مورد توجه قرار داد : راهبرد کلی و رسالت سازمان و اصول و ضوابط کلی و حاکم بر آن نیازمندیهای طرفهای ذینفع و نحوه ارتباط با آنها بهبود مستمر کاهش مخاطرات اصول راهنما هماهنگی با سایر خط مشی های سازمان ( نظیر خط مشی کیفیت و خط مشی زیست محیطی ) شرایط محلی و منطقه ای خاص مطابقت با مقررات و قوانین مربوط به ایمنی و بهداشت شغلی و سایر الزاماتی که سازمان تقبل کرده است.

کنترل عملیات ( Operational Control ) :

سازمان باید عملیات و فعالیتها را در ارتباط با ریسک های شناخته شده ( در جایی که اقدامات کنترلی مورد نیاز باشد) مشخص نماید . سازمان باید این فعالیتها را که شامل نگهداری و تعمیرات نیز هستند ،‌ به طرق زیر برنامه ریزی کند تا اطمینان حاصل نماید که تحت شرایط مشخص شده به انجام می رسند : الف ) ایجاد و برقراری روشهای اجرایی مدون برای پوشش دادن وضعیتهایی که نبود آنها ممکن است منجر به انحراف از خط مشی و اهداف بهداشت حرفه ای و ایمنی گردد . ب )‌ مشخص نمودن معیارهای عملیاتی درروشهای اجرایی ج )‌ ایجاد و برقراری روشهای اجرایی مرتبط با ریسکهای بهداشتی ـ ایمنی شناسایی شده مربوط به کلیه وسایل ، تجهیزات و خدمات خریداری شده و یا استفاده شده توسط سازمان و ابلاغ روشهای اجرایی و الزامات مربوطه به تامین کنندگان و پیمانکاران د )‌ ایجاد و برقراری روشهای اجرایی برای طراحی محل کار ، فرایند ، تاسیسات ، ماشین آلات ، رویه های عملیاتی و سازماندهی کار ( از جمله انطباق کار با توانایی های نیروی انسانی ) به منظور حذف یا کاهش ریسکهای بهداشتی ـ ایمنی در منبع آنها هدف از این زیر بند آن است که سازمان تمهیدات لازم را برای حصول اطمینان از اعمال اثربخش شاخص های عملیاتی مرتبط با مخاطرات خود فراهم کند تا در نهایت به آنچه که در خط مشی و اهداف ایمنی و بهداشت شغلی بیان کرده است ، دست یابد . نتایج حاصله از شناسایی خطر ، مخاطره سنجی و کنترل مخاطرات به همراه الزامات قانونی و سایر الزامات و نیز اهداف ایمنی و بهداشت شغلی ، عملیاتی که نیاز به کنترل دارند را به راحتی مشخص می کنند . سازمان باید برای کنترل مخاطرات ناشی از فعالیتهای خود روشهای اجرایی برقرار کند تا از بروز حوادث ، رخدادها و یا سایر انحرافات از اهداف و خط مشی ایمنی و بهداشت شغلی جلوگیری شود . این روشهای اجرایی باید در فواصل معین زمانی مورد بازنگری قرار گیرند تا از تداوم مناسب بودن و اثربخشی آن اطمینان حاصل شود . همچنین این روشهای اجرایی باید شامل وضعیتهایی باشند که در خارج از محیط کار سازمان ( مثلا در محل مشتری یا پیمانکار ) ایمنی به خطر می افتد .

آمادگی و واکنش در وضعیت اضطراری ( Emergency Preparedness and Response ) :

سازمان باید روشهای اجرایی را برای شناسایی احتمال وقوع و مقابله با حوادث و وضعیتهای اضطراری و برای پیشگیری و کاهش امکان بروز بیماریها و جراحاتی که ممکن است مرتبط با این حوادث باشد ، ایجاد و برقرار نگهدارد . سازمان باید هر زمان که لازم باشد ، روشهای اجرایی آمادگی و واکنش در وضعیت اضطراری خود را خصوصا پس از وقوع حوادث یا وضعیتهای اضطراری ، مورد بازنگری و تجدید نظر قرار دهد . سازمان همچنین باید به طور ادواری هر وقت که امکان پذیر باشد ، این روشهای اجرایی را اجرا ( آزمایش ) نماید . روشهای اجرایی و طرحهای اضطراری باید با هدف حصول اطمینان از واکنش مناسب در مقابل رخدادهای پیش بینی نشده ایجاد شوند . برای این منظور سازمان باید حوادث بالقوه و واکنشهای مناسب مرتبط با آنها را تعیین کند . به هنگام تعیین حوادث بالقوه باید نتایج شناسایی خطر ، مخاطره سنجی و کنترل مخاطرات را مورد توجه قرار داد . همچنین مواردی از قبیل الزامات قانونی و سایر الزامات ، تجارب مربوط به رخدادها و حوادث قبلی مربوط به سازمان یا سازمانهای دیگر و نیز نتایج تمرین های عملی مواقع اضطراری می تواند مفید واقع شود . اولین نتیجه این فعالیت ، تهیه روشهای اجرایی و طرحهای اضطراری است . در حقیقت پس از تعیین حوادث بالقوه ، باید طرحها و روشهای اجرایی جهت واکنش در برابر این خطرات به هنگام وقوع تهیه شود . همانند سایر روشهای اجرایی ، در این روشها و طرحها نیز باید فرد مسئول اصلی برای مقابله با این رخدادها مشخص باشد. همچنین اقداماتی که باید توسط پرسنل به هنگام وقوع حادثه انجام گیرد و حتی اقداماتی که باید از سوی سایر افراد نظیر میهمانان و پیمانکاران انجام گیرد ( نظیر مراجعه سریع به محل مشخص اجتماع به هنگام حادثه ) باید در روشها و طرحهای مربوط به صراحت بیان شود . بدیهی است برخی از افراد به دلیل ماهیت کار خود ، وظایف ویژه ای در این مواقع دارند . در مواردی که لازم است به هنگام حادثه محل کارگاه تخلیه شود باید روش این کار در روشها و طرحهای مربوطه ذکر شود . علاوه بر موارد فوق ، مسائل زیر نیز در روشها و طرحهای اضطراری می تواند مورد توجه قرار گیرد : شناسایی محلهای خطرناک نظیر محل نگهداری مواد آتش زا یا قابل انفجار نحوه ارتباط با سازمانهای مرتبط نظیر اورژانس ، آتش نشانی و … و نیز همسایگان حفاظت از اسناد و تجهیزات بسیار مهم نحوه دستیابی به اطلاعات ضروری در مواقع اضطراری نظیر نقشه های کارگاه ، داده های مربوط به مواد خطرناک و تلفن های ضروری پس از تهیه روشها و طرحهای اضطراری ، تجهیزات و لوازم مورد نیاز در مواقع اضطراری باید شناسایی و تامین شود. تهیه فهرستی از این تجهیزات بسیار مفید است . این تجهیزات باید به تعداد کافی تهیه شود و آماده به کار بودن آنها در فواصل زمانی مشخص بررسی شود .

اندازه گیری عملکرد و پایش ( Performance Measurement and Monitoring ) :

سازمان باید روشهای اجرایی برای نظارت ( پایش ) و اندازه گیری منظم عملکرد بهداشتی ـ ایمنی خود ایجاد نموده و برقرار نگهدارد . این روشهای اجرایی باید شامل موارد ذیل باشد : الف ) اندازه گیریهای کمی و کیفی متناسب با نیازهای سازمان ب ) اهداف بهداشتی ـ ایمنی سازمان را محقق گرداند ج ) اقدامات منظم برای نظارت ( پایش ) بر عملکرد ، از جمله انطباق با برنامه های مدیریت بهداشت شغلی و ایمنی ، معیارهای عملیاتی و الزامات قانونی و مقررات مرتبط د ) اقدامات موردی جهت نظارت بر حوادث ، بیماریها ، رویدادها و سایر موارد نقص در عملکرد بهداشتی ـ ایمنی ه ) ثبت داده ها و نتایج کافی از اندازه گیری ها و نظارت را شامل ، تا تجزیه و تحلیل اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه تسهیل گردد. در صورتی که تجهیزاتی برای اندازه گیری و نظارت مورد نیاز باشد ، سازمان باید روشهای اجرایی برای کالیبراسیون و نگهداری این تجهیزات ایجاد و برقرار نگهدارد . سوابق کالیبراسیون و نگهداری از تجهیزات باید حفظ شوند . هدف از تدوین روشهای اجرایی پایش و اندازه گیری ، نظارت بر مشخصه های کلیدی عملکرد ایمنی و بهداشت شغلی سازمان است . سازمان باید اثبات کند که قابلیت اندازه گیری عملکرد خود را در قالب زمانی مورد نظر دارد. بدون چنین قابلیتی تعریف اهداف کمی معنایی نخواهد داشت . بدیهی است برای استقرار چنین نظارتی ، قبل از هر چیز ابتدا باید شاخص های عملکرد تعریف شوند . شاخص های عملکرد بر اساس خط مشی ، اهداف ، برنامه ها و مخاطرات سازمان تعریف می شوند .

بازنگری مدیریت ( Management Review ) :

مدیریت ارشد سازمان باید در فواصلی که خود تعیین می نماید ، سیستم مدیریت بهداشت شغلی و ایمنی را مورد بازنگری قرار دهد تا از تداوم مناسب بودن ، کفایت و موثر بودن آن اطمینان حاصل کند . فرایند بازنگری مدیریت باید به نحوی باشد تا اطمینان حاصل شود که اطلاعات لازم جمع آوری می گردد تا به مدیریت امکان دهد که این ارزیابی را به عمل آورد . نتایج این بازنگری باید مدون شود . در پرتو نتایج ممیزی سیستم مدیریت بهداشت شغلی و ایمنی ، تغییر شرایط و تعهد به بهبود مستمر ، بازنگری مدیریت باید نیاز احتمالی به تغییرات خط مشی ، اهداف و سایر عناصر سیستم مدیریت بهداشت شغلی و ایمنی را مدنظر قرار دهد . مدیریت عالی سازمان باید استقرار سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی را مورد بازنگری قرار دهد تا اطمینان حاصل نماید که این سیستم به طور کامل مستقر شده و برای دستیابی به خط مشی و اهداف ایمنی و بهداشت شغلی تناسب خود را حفظ میکند . در این بند است که سازمان دید جامع نسبت به عملکرد ایمنی و بهداشت شغلی خود به دست می آورد . این بازنگری همچنین باید سازمان را قادر سازد که میزان تداوم تناسب خط مشی ایمنی و بهداشت شغلی خود را مورد ارزیابی قرار دهد و در صورت نیاز در آنها تجدید نظر کند . ورودی های بازنگری مدیریت عبارتند از : آمار حوادث نتایج ممیزی های داخلی و خارجی از سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی اقدامات اصلاحی انجام یافته در مدت فاصله بین دو بازنگری گزارشهای وضعیت اضطراری ( واقعی یا تمرینی ) گزارشهای گماشته مدیریت از عملکرد کلی سیستم گزارشهای مدیران خط مقدم از اثر بخشی سیستم در محدوده مربوط به خود گزارشهای فرایند شناسایی خطر ، مخاطره سنجی و کنترل مخاطرات ممیزی ها باید در فواصل زمانی معین صورت پذیرد . متداول ترین نوع بازنگری مدیریت ، انجام این فرایند از طریق جلسات بازنگری مدیریت است .

برنامه ( های ) مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی (OH & S Management Programs):

سازمان باید برنامه هایی برای دستیابی به اهداف ایجاد کرده و برقرار نگهدارد که شامل موارد زیر باشد : الف ) تعیین مسئولیتها برای دستیابی به اهداف در هر بخش و سطحی از سازمان که مرتبط باشد . ب ) نحوه و زمان بندی دستیابی به آنها : برنامه ( های ) مدیریت بهداشت شغلی و ایمنی باید در فواصل زمانی مناسب و مشخص مورد بازنگری قرار گیرد . این برنامه ( ها ) هر جا که لازم باشد باید اصلاح شوند تا هرگونه تغییر در فعالیتها ، محصولات ، خدمات یا شرایط عملیاتی سازمان در آنها ملحوظ گردد . ایجاد و به کارگیری یک یا چند برنامه ، عاملی کلیدی برای اجرای موفق سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی است.در این برنامه باید نحوه دستیابی به اهداف از جمله زمانبندی و کارکنان مسئول اجرای آن تشریح شود . برنامه را می توان به بخشهایی تقسیم کرد که هر کدام ، عناصر خاصی از عملیات سازمان را در بر گیرد . نباید فراموش کرد که این برنامه باید شامل بازنگری ایمنی و بهداشت شغلی در فعالیتهای جدید باشد . برنامه های مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی باید با هدف دستیابی به اهداف ایمنی و بهداشت شغلی تدوین شوند . به همین دلیل به هنگام تدوین برنامه باید کلیه اهداف ایمنی و بهداشت شغلی در نظر گرفته شوند . به منظور دستیابی به حداکثر اثربخشی لازم است برنامه های مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی به صورت هماهنگ و سازگار با برنامه راهبردی سازمان تدوین شوند . در چنین حالتی است که می توان انتظار حمایت کامل مدیریت از برنامه را داشت . هر برنامه باید به سه سوال در خصوص یک هدف پاسخ دهد : چگونه : چگونه قرار است این هدف به وقوع بپیوندد ؟ چه کسی : چه کسی قرار است این کار را انجام دهد ؟ چه هنگام : چه زمانی این کار باید انجام شود ؟ تدوین یک روش اجرایی برای تنظیم برنامه های ایمنی و بهداشت شغلی در اکثر مواقع فواید بسیاری دارد . برنامه های مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی یکی از قویترین ابزارهای مدیریت برای بهبود عملکرد و بهداشت شغلی سازمان می باشند . این برنامه ها باید پویا بوده و به منظور سازگاری با تغییرات اهداف سازمان مورد بازنگری قرار گیرند .