مدیریت زمان و کاربرد آن ها در حرفه کتابداری و اطلاع رسانی

مدیریت زمان بر دو نکته مهم تاکید دارد. اول افزایش کارایی و دیگری کارآمد بودن در دوره زمانی محدود. این دو مقوله تفاوت هایی نیز با هم دارند. به این صورت که کارآیی به معنی انجام درست یک کار است، در صورتی که کارآمد بودن به معنای انجام کار درست است. به عبارت دیگر کارآیی به معنی یافتن بهترین راه برای انجام کاری خاص بوده و کارآمدی یا تاثیرگذاری به مفهوم در نظر گرفتن یک سلسله وظایف، اولویت بندی و انتخاب مهمترین آنهاست. این دو از اصول مدیریت است که کتابداران نیز باید همواره مدنظر داشته باشند. از آنجا که کتابخانه ها موسساتی انعطاف پذیر هستند و اکثر مراجعان آن نیز پیش بینی نشده و دارای نیازهای متنوعی هستند، لذا چالش های مدیریتی در این حرفه ایجاد می شود که در حرفه های دیگری که زمان و ارباب رجوع جزء یک جدول از پیش تعیین شده اند کمتر مشکل ساز است.

از این رو که این چالش ها می تواند ناکامی را افزایش داده و موجب کاهش رضایت از طرز کار شوند انتخاب راهکارهای مناسب برای مدیریت زمان می تواند زندگی حرفه ای را با افزایش بهره وری، پربارتر سازد.

آیا کتابخانه ها می توانند بدون هیچ افزایشی در امکانات – و در بسیاری از موارد با کاهش آن خدمات کارآمدتر و موثرتری را ارائه دهند؟

پاسخ این پرسش استفاده بهینه از زمان است. مدیریت زمان هم برای اشخاص و هم برای سازمان ها سودمند است، به این شکل که از سویی تجربه های مثبت در این زمینه احساس اعتماد به نفس اشخاص را افزایش می دهد و از سویی دیگر هم سازمان ها از افزایش بهره وری و خدمات سود می برند. این یک خودگردانی نیروبخش است که می تواند تا حدود زیادی نیازهای جاری و آینده استفاده کنندگان را برآورده سازد و ارزشمندی زمان محدود را افزایش داده آن را پربارتر سازد. لذا کتابداران نیز باید محیط ها و شرایط را به خوبی تحلیل نموده و شایسته ترین اولویت ها را انتخاب کنند.

چکیده :

امروزه که همزمان با افزایش نیازهای اطلاعاتی و تقاضاهای فنی ، با کاهش سرمایه و نیروی انسانی مواجه هستیم، برنامه ریزان در کنار مدیریت بودجه ، مدیریت نیروی انسانی، مدیریت تولید و …، مدیریت زمان را نیز مورد توجه قرار داده اند مقاله حاضر بر آن است تا جنبه های مختلف مدیریت زمان و کاربرد آنها در حرفه کتابداری و اطلاع رسانی را بررسی کند.

راهکارهای مدیریت زمان :

در مقابل صرف وقت برای کارهای مفید، سپری شدن زمان برای کارهای بی اهمیت نیز وجود دارد که از آن به هدر رفتن وقت یاد می شود. البته منظور از کارهای بی اهمیت کارهای عبث نیست بلکه میزان اهمیت آنها نسبت به انجام دهنده آنها سنجیده می شود. برخی از کارها جزء امور روزمره و غیر قابل چشم پوشی می باشند، اما انجام آنها نیاز به تخصص زیادی ندارد و اگر متخصصان به انجام این امور بپردازند، زمان مفیدی را که می تواند صرف امور مهمتر و بنیادی تر شود از دست خواهند داد. ممکن است این مدت زمان هدر رفته درصد قابل توجهی را شامل شود که باید سنجیده شده و عوامل موثر بر این اتلاف وقت کشف شود. همه کتابداران به ویژه در رده های مدیریتی با استفاده از ترفندهای مدیریت زمان که به طور خلاصه؛ اولویت بندی، در نظر گرفتن اهداف و تفویض اختیارات می باشد، می توانند اوقات خود را به خوبی اداره کنند.

نتیجه گیری

امور بسیاری وجود دارند که لازم است یک کتابدار متخصص آنها را تجربه کند، اما درگیری های متداول و روزمره، آنها را از رسیدگی به این امور باز می دارد. کتابداران بایستی خود را با تکنیک های پیشنهاد شده وفق دهند و با توجه به شرایط، موقعیت خود را به نحو مناسب تغییر دهند. استراتژی های نامبرده، تنها مثالی از تکنیک های ممکن برای مدیریت زمان به نحو موثر است. اگرچه کتابداران مشکلات متداول و مشابهی دارند اما این تدابیر تنها به عنوان یک نمونه از خط مشی مطرح شده است. از آنجایی که هر کتابدار منحصر به فرد است لذا خود باید تصمیم بگیرد که کدام روش بیشترین استفاده از زمان را برایش خواهد داشت.

هفت عادت مردمان موثر/ استیفن کاوی.- تهران: هامون، 1376