اهمیت مدیریت دانش در سازمان های مجازی

امروزه مرزهای ثابت و مشخص سازمانی به دلایل مختلف از جمله تغییرات گسترده در بازار (شکل و فرم، زمان پاسخگویی، محل پاسخگویی، کیفیت، خدمات پس از فروش و … ) و عوامل موفقیت سازمانهای کنونی ( سرعت، انعطاف پذیری، یکپارچگی، نوآوری و …)  تغییر یافته و مرزهای منعطف و متحرک جایگزین این مرزهای ثابت شده است. به طور کلی سه نوع کسب و کار³ در سازمانها قابل مشاهده است: کسب و کار ارتباط با مشتری، ابداع محصول و کسب و کار زیر ساختها. نزدیک به یک قرن است که نظریه های اقتصادی فرض می کنند که مدیریت تمامی این کسب و کارها باید به صورت یکجا و در یک سازمان انجام پذیرد چرا که اگر در سازمانهای مجزا باشد، هزینه های ارتباطات ظهور می کنند. با ظهور مفهوم سازمانهای مجازی و پیشرفت تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات، مشخص گردید که می توان این کسب و کارها را در سازمانهای مجزا  و حتی با هزینه بسیار کمتر، مدیریت و اجرا کرد.

در سال 1959 میلادی، به سازمان به صورت مجموعه ای از منابع نگریسته شد که با تصمیمات مدیریتی در بخشهای مختلف آن پخش می شوند[1].  این نظریه بعدها به دو قسمت تقسیم شد. قسمت اول به منابع داخلی و خارجی سازمان توجه داشت و قسمت دیگری از آن به چگونگی استفاده موثر و بهینه از منابع  موجود  اشاره می کرد. اکنون جهان در حال تغییر  به سمت جامعه دانش محور است.  در این جامعه، دانش، منبع اصلی و اولیه برای فرد و به طور کلی برای اقتصاد است. امروزه زمین، نیروی کار و سرمایه ( فاکتورهای سنتی اقتصادی برای تولید) در درجه دوم اهمیت قرار دارند[2]. البته توجه به این نکته ضروری است که دانش به خودی خود، چیزی تولید نمی کند و تنها وقتی در قالب عمل ظاهر می شود، موثر می باشد. زیرا اساسا دانش یک مقوله فردی است و تعریف و استفاده از آن در سازمان نیازمند به کارگیری یک ساختار مشخص  می باشد.امروزه دانش یکی از مولفه های مهم در برتری رقابتی محسوب می شود.  بنابراین مشخص کردن دانش موجود سازمان و دانش مورد نیاز آن و فراهم نمودن جایگاهی برای نگهداری و استفاده مناسب از آن ، مشخص کننده ارزش رقابتی سازمان در جامعه دانش محور امروز است.اینجاست که اهمیت و نقش مدیریت دانش در سازمانهای امروزی مشخص می گردد.

اما به راستی مفهوم سازمان مجازی و مدیریت دانش چیست و در محیط بسیار متغیر و رقابتی امروز، برای کسب برتری رقابتی چه ارتباطی میان این دو مقوله مهم سازمانی وجود دارد؟

چکیده :

دانش یکی از عوامل تاثیرگذار در کسب مزیتهای رقابتی و منابع جمعی است. در سالهای گذشته شاهد ظهور رویکردهای بیشماری در زمینه مدیریت دانش بوده ایم که مدیریت دانش در سازمانهای مجازی ، یکی از رویکردهای جدید در این زمینه است. تعاملات در حوزه مدیریت دانش، پیچیده و شامل مذاکره،اشتراک، و به کارگیری دانش در همه ابعاد سازمان است.با رشد تکنولوژیهای ارتباطی و به دنبال آن گسترش کاربرد سازمانهای مجازی در محیط به شدت در حال تغییر امروزی و شکل گیری انبوه اطلاعات و دانش در آنها، ضرورت به کارگیری ابزارها و فرایندهای مدیریت دانش برای بهره برداری و کسب مزیت رقابتی به خوبی نمایان می گردد.

واژه های کلیدی: مدیریت دانش، سازمان مجازی،مزیت رقابتی، دانش.

مدیریت دانش

پس از گذشت چندین سال از شروع مباحث مدیریت دانش، افراد زیادی با توجه به زمینه کاری خود، تعاریف گوناگونی از آن ارایه داده اند اما هنوز تعریف واحدی از مدیریت دانش در مجامع علمی بیان نشده است. یکی از چالشهای اساسی در مدیریت دانش، فهم دقیق مفهوم دانش می باشد. به طور کلی دانش، اطلاعاتی است که فرد در ذهن خود شکل داده است[3]. در واقع مدیریت دانش فرایندی است که سازمانها به واسطه داراییهای عقلانی و منطقی و پایگاه های دانش خود، تولید ارزش می کنند[4]. اغلب تولید ارزش از این داراییها شامل مشخص کردن آنچه کارکنان سازمان میدانند و مهارتهای آنان ، دانش شرکا و یا حتی رقبا برای عملکرد بهتر می باشد. مدیریت دانش رساندن دانش درست به افراد مورد نظر در زمان مورد نظر برای تصمیم گیری و عملکرد بهتر می باشد[5]. دانش نه تنها از مهارتها و اطلاعات کارکنان سازمان، بلکه از عوامل محیطی آن( بازار، رقبا، روند صنعت، مشتریان، محصولات، متدها و روشها و…) نیز کسب می شود. در محیط اقتصاد دانش محور، خلاقیت، کیفیت، سرعت و انتقال دانش ، فاکتورهای مهم و حیاتی محسوب می شوند و سرمایه های عقلانی به معیارهای مهم و حیاتی برای ارزش اقتصادی کمپانی تبدیل شده و امروزه در اکثر سازمانها اولویت مدیریت از مدیریت مالی و منابع به مدیریت دانش تغییر یافته است [6].

به صورت کلی دانش به دو صورت دانش ضمنی¹ و صریح² تقسیم می شود. دانش ضمنی، اطلاعات، مهارتها و به طور کلی تمام مواردی است که افراد راجع به موضوعی ، در ذهن خود دارند.دانش صریح دانش دسته بندی شده و مشخص شده است.مانند قوانین و دستورالعملها در سازمان. دانش باید در سازمان ذخیره شده، مابین قسمتهای مختلف ، انتقال یافته و استفاده شود. برای مدیریت دانش، فازهای مختلفی وجود دارد که به آنها فعالیتهای مدیریت دانش¹ نیز گفته می شود. برای بیان این فعالیتها نیز مدلهای مختلفی بیان شده است.

سازمان مجازی

برای درک بهتر سازمان مجازی، شاید شناخت مفهوم ‘ مجازی⁵‘ لازم به نظر برسد. اصطلاح مجازی از کلمه لاتین ‘virtus’ به معنی مهارت⁶ آمده است[7]. در لغت به معنای آنچه که واقعیت ندارد، به نظر میرسد و یِا آنچه که توسط احساسمان واقعی تلقی می کنیم.

در سال 1986 میلادی،Mowshowitz اولین بار اصطلاح سازمان مجازی را به کار برد. پس از آن نویسندگان دیگر ، اصطلاحات گوناگونی برای توضیح این فرم جدید از سازمانهای شبکه ای ⁵ ارایه کردند مانند شرکت مجازی، محل کار مجازی⁶ و…  در ادبیات موضوع سازمانهای مجازی، مجازیت را توانایی سازمان جهت هماهنگی مزیتهای رقابتی اساسی، از طریق طریق طراحی فرایندهای تجاری و دارای ارزش افزوده و تحت اختیار درآوردن حوزه های داخلی و خارجی که باعث برتری می گردد و در نتیجه بدست آوردن ارزش بالاتر در بازار، تعریف می کنند[1]. به طور کلی سه نوع رویکرد متفاوت برای بیان مفهوم سازمان مجازی وجود دارد[8] :

1. برخی سازمان مجازی را اساسا سازمان الکترونیکی می دانند.
2. رویکرد دوم، سازمان های مجازی را ساختارهای سازمانی می داند که بر مبنای همکاری های دوجانبه و به جهت تسهیم توانایی ها، مهارتها ، دانش و منابع یکدیگر یا به منظور تولید کالا یا خدماتی خاص یا بهره برداری از فرصتی ویژه گرد هم آمده اند. این رویکرد بر مفهوم موقتی بودن سازمان مجازی تاکید دارد که برای کسب یک موقعیت بازار ایجاد شده و سپس منحل می شود.
3. رویکرد سوم ترکیبی از دو رویکرد بالاست که مفهوم سازمان الکترونیک و شبکه موقت را به تنهایی یا به جای یکدیگر به کار می برند[9].

اهمیت مدیریت دانش در سازمانهای مجازی:

پایگاه های دانش² سازمان مجازی  بسیار بیشتر از سایر سازمانها گسترده و پخش شده است چه درون سازمان و چه بیرون آن در میان تامین کنندگان، پخش کننده ها ، مشتریان و حتی رقبا. اگرچه این موضوع، مدیریت دانش در این سازمانها را مهمتر و مشکل تر می کند، اما این گستردگی منافع زیادی نیز به دنبال دارد  از جمله  اینکه  موقعیتهای بیشتری  برای رقابت  پدیدار شده و قیمتها  کاسته می شود  که باعث جذب

رضایت مشتریان و وفاداری هرچه بیشتر آنان به سازمان خواهد شد.به طور کلی سازمانهای مجازی بسیار مشتری مدار بوده و نظرات و دانش مشتری را برای بهبود تولید کالا و خدمات به کار می گیرند. در این نوع شراکت تجاری، سازمان به جای اینکه خود، دانش مورد نیاز را خلق کند، از دانش دیگر شرکا استفاده می کند و به این ترتیب هزینه ها را کاهش می دهد. پخش کردن دانش و استفاده از آن در سازمانهای جدا از هم بسیار مشکل است. همچنین امکان از دست رفتن یکپارچگی دانش وجود دارد. اعتماد متقابل در فرهنگ سازمان مجازی، نکته کلیدی در پخش دانش و انتقال آن بین سازمانهای مستقل تشکیل دهنده آن است. شرکتها در سازمان مجازی به توانمندیهای یکدیگر دسترسی دارند و این بدان معنی است که سازمانها در تلاش هستند تا روی آنچه که بهتر می توانند انجام دهند، کار کنند.

• چکیده
• مقدمه
• مدیریت دانش
• سازمان مجازی
• اهمیت مدیریت دانش در سازمان های مجازی
• مدل تغییر به سمت سازمان مجازی
• خلاصه
• سازمان های مجازی
• سازمان های مجازی پویا
• کنترل و ایجاد انگیزه در کارکنان
• ساختار‌بندی دارایی و مسائل مالی
• تغییر و اصلاحات
• فرآیند پیاده‌سازی
• مسائل ضمنی مدیران
• معایب مجازی شدن
• مزایای مجازی شد
• فهرست منابع

منابع

1. Malhotra Y. (2000).Knowledge management and Virtual Organization, Idea group Publishing, USA.
2. Drucker P. (1992).The new society of organizations. Harvard business Review.70(5),95-104.
3. Alavi M,Leidner D.(2005). Knowledge management and knowledge management systems. MIS Quarterly,25(1),107-136.
4. Santosus N, Surmac P. (2001).The ABCs of Knowledge Management.
5. Riebere V.(2001).Assessing Knowledge management initiative Successes as a Function of Organizational Culture. The school of engineering and applied science of the George Washington university.
6. Amrit A.(2002). The knowledge Management Toolkit. Prentice Hall USA.
7. Burn J, Ash C, (2000).Knowledge Management Strategies for Virtual Organisations,13(1).
8. Kalher  K.(2002).The virtual corporation organizational concepts and implications. department of organization and planning school of business , university of Vienna.