تقسیم کار

درنخستین سالهای قرن بیستم،هنری فورد ازطریق تولید اتومبیل به وسیله یک خط مونتاژ به شهرت و ثروت زیادی رسید. به هرکارگر شرکت کاری خاص و تکرای واگذارشده بود، برای مثال یکنفر تنها باید چرخ جلو سمت راست را به اتومبیل وشخصی دیگر درجلوی سمت راست را نصب نماید. با تقسیم کارها و به استاندارد درآوردن آنها، که می بایستی بارها وبارها تکرار شود، شرکت توانست با نرخ یا سرعت بسیاربالایی اتومبیل تولید کند و هرکارگر مهارت محدود و ویژهای داشت.

فورد نشان داردکه اگرکارگران در کاری خاص تخصص پیدا کنند کارایی به میزان زیای افزایش می یابد . در زمان کنونی برای بیان تقسیم بندی کارها به اجزای کوچک تر از عبارت یا اصطلاح «تقسیم کار»[1] استفاده می کنند.

مقصود از تقسیم کار این است؛ به جای این که تمام کار به وسیله یک نفر انجام شود باید آن را به مراحل متعدد تقسیم کرد و هر مرحله را به عهده فردی خاص گذاشت . در واقع، افراد تنها درانجام بخش محدود یا خاصی ازکار تخصص پیدا می کنندو نه درهمه کارها.

درآخرین سالهای دهه 1940، بیشتر شرکتهای تولیدی و شرکتهای صنعتی ،کارها رابه صورتی دقیق تقسیم کردند. مدیریت این را به عنوان وسیله ای مناسب برای به کارگیری مهارت کارکنان ، به صورتی کارا ، مورد توجه قرارداد. دربیشتر سازمانها ،تعدادی ازکارها به مهارتهای زیادی نیاز دارندو برخی از آنها را می توان به وسیله افراد آموزش ندیده انجام داد. مثلاً اگر قرار باشند، همه افرادی که دریک واحد تولیدی کار می کنند مهارتهای لازم را داشته باشند، درآن صورت به استثنای مواردی که نوع کار(که حقوق بالایی می گیرند) باید به کارهایی مشغول شوندکه کارگران ساده وبدون مهارت از عهده انجام آنهابر می آیند. درچنین وضعی سازمان باید برای انجام کارهای ساده حقوق بسیاربالایی بپردازد و درنتیجه نمی تواند ازمنابع موجود به صورتی موثر وبا راندمانی بالا استفاده کند(درنتیجه سازمان عدم کارایی خواهد داشت).

اگر کارها تقسیم شوند،سازمان می تواند در بسیاری از موارد کارایی خود را بالا ببرد یا مانع از عدم کارایی شود.کارگر یا کارمند در اثر تکرار ،مهارت لازم رابرایانجام کارها کسب می کند. او پس از انجام یک کار (کنار گذارن اسباب و لوازم) و پرداختن به مرحله دیگری ازکار، وقت کمتری را از دست می دهد. مساله مهم دیگر این است که از دیدگاه سازمانی آموزشهای تخصصی از کارایی بالایی برخوردارند. یافتن وآموزش دادن افراد برای انجام کارهای خاص وتکراری چندان مشکل نیست وهزینه کمتری باید برای آن صرف کرد. سرانجام این که ، ازطریق تشویق به ابتکار عمل واختراع دستگاههای جدید، تقسیم کار می تواند موجب افزایشکارایی گردد.

درنیمی از سالهای این قرن، مدیران، تقسیم کار را به عنوان یک منبع بی پایان برای تولید یا بهره وری فزاینده می دانستند. آنها تاحدی درست می اندیشیدند ، زیرا تخصص به میزان زیادی کاربرد داشت و درسایه مهارتهایی ویژه ، تولید و بهرهوری، افزایش می یافت . ولی در دهه 1960 مدارک و شواهدی به دست آمد که موجب کاهش کارایی (عدم صرف جویی اقتصادی ) می شد وبه صورت خستگی ، کسالت ،تنش ،کاهش تولید، کیفیت ضعیف، افزایش میزان غیبت و جابه جایی زیاد کارگران متجلی گردید و این بیش از صرفه جویی های اقتصادی بود . درچنین مواردی مدیران می توانستند با گسترش دامنه فعالیتهای شغلی کارایی را افزایش دهند. گذشته از این ، برخی ازشرکتها به این نتیجه رسیدند که اگر به افراد کارهای مختلفی را واگذار کنند وبه آنها اجازه بدهند تمام کار را یک تنه انجام دهند یا آنها رابهصورت تیم هایی درآورند که فرد درون آن بتواند با استفاده ازمهارتهای مختلف کارهای گوناگون انجام دهد، بازده، تولید، و بهره وری افزایش می یابد و درنتیجه رضایت شغلی کارکنان هم بیشتر می شود.

اگر چه در زمانی کنونی همه مدیران تقسیم کار را پدیده ای منسوخ شده به حساب نمی آورند، ولی آن را به عنوان یک منبع پایان ناپذیر افزایش تولید هم تلقی نمی کنند. آنهادریافته اند که دربرخی ازموارد تقسیم کارموجب صرفه جویی های اقتصادی می شود واگر در این را ه زیاد روی کنند مسائل و مشکلاتی به بار خواهد آمد. برای مثال ، می توان مشاهده کرد که درساندویچ فروشی مک دونالد کارکنان دارای مهارتهای مختلف درفروش، بسته بندی و عرضه محصول هستند و دربسیاری از سازمانهای بهداشتی هم افرادی را مشاهده می کنیم که دارای تخصص های مختلف می باشند.

ازسوی دیگر برخی از شرکتها(برای مثال : شرکت ساترن) توانسته اند باگسترده تر نمودن دامنه کارها و کاهش تخصص به موفقیت های چشم گیری دست یابند.

گروه بندی کارها[2]

پس از تقسیم کارها ، سازمان باید مجموعه ای از کارها را دریک گروه قراردهد و سپس گروهها را هماهنگ نماید . از این رو ،سازمان از طریق تشکیل وایر با گروههای ویژه، کارها را به گروههای مختلف و تا حدی تخصصی تقسیم می کند.

یکی از راههای شناخته شده این است که کارها را برحسب وظیفه گروه بندی کرد. مدیر یک واحد تولیدی، کارهای واحد را به صورت زیر طبقه بندی می کند: مهندسی، حسابداری،تولید ، کارگزینی وخرید. بدیهی است که تشکیل دوایر برحسب نوع وظیفه در بسیاری از سازمانها کارساز واقع می شود. وقتی هدفها و فعالیتهای سازمان تغییر میکند فقط کافی است گروه بندی جدیدی به عمل آید . امکان دارد یک بیمارستان دوایری را برای کار پژوهش ، مراقبت از بیماران، حسابداری و از این قبیل به وجد آورد. مزیت عمده چنین شیوه گروه بندی این است که می توان با دسته بندی کردن افراد متخصص برمیزان کارایی افزود چون کارها در دست دوایر مختلف قرار گیرد، سازمان می تواند با گماردن افرادی که دارای مهارتهای مشابه هستند(درواحد های مشابه) به گونه های مختلف صرفه جویی ها اقتصادی کند.

با توجه به نوع محصول هم می توان کارها را گروه بندی کرد و دوایری به وجود آورد برای مثال، در شرکت فراورده های نفتی سان، هریک از سه گروه محصول عمده شرکت (سوخت،روغن و داروهای شیمیایی) زیر نظر یک مقام مسئول و یک معاون قرار دارد که وی درآن کار متخصص بوده و مسئول همه کارهایی است که درآن خط تولیدی انجام می شود. برای مثال، هریک ازآنان مسئول تولید و بازاریابی گروه مربوطه می باشند. از مزیتهای اصلی این شیوه گروه بندی، بالا بردن میزان مسئولیت در مورد عملکرد است، زیرا همه فعالیتهای مربوط به یک محصول خاص زیر نظر و هدایت یک مدیر قرار می گیرد. اگرکارهای یک سازمان به صورت ارائه خدمات باشد(و نه تولید محصول) می توان گروههای مستقلی تشکیل داد. برای مثال، دریک سازمان حسابرسی دوایری برای امور مالیاتی ،مشاوره ،حسابرسی و از این قبیل وجود دارد. هریک خدمات مشخصی ارائه می کندو هرمجموعه از کار زیر نظر یک مسئول یا مدیر واحد اداره می شود.

همچنین سازمانها فعالیتهای خود را برمبنای منطقه جغرافیایی هم گروه بندی می کنند . برای مثال: برخی از سازمانهای بزرگ برای منطقه های غرب ، جنوب، غرب میانه وشرق(آمریکا) مدیرهای فروش جداگانه دارند . در واقع هر یک از این منطقه ها به صورت دایره ای سازمان است که بر اساس منطقه جغرافیایی ، پراکنده باشد درآن صورت یکی از راههای مناسب برای گروه بندی کارها این است که آنها را برحسب منطقه های جغرافیایی گروه بندی کرد.

گروه و مدیریت گروه در سازمان

تعریف و تقسیم بندی گروه ها

گروه عبارت است از دو یا چند فرد وابسته به یکدیگر با کنشی متقابل که برای حصول اهدافی خاص گرد هم می آیند. گروه می تواند رسمی، یا غیر رسمی باشد. منظور از رسمی، یعنی اینکه از نظر ساختار سازمانی و ازنظر وظایف کاری مشخص باشد ودارای تکالیف و گروه های کاری مقرر باشد. درگروه های رسمی، رفتارهایی که شخص باید به آنها دست یازد به وسیله اهداف سازمانی تصریح می شوند وی همان اهداف می گردند. درمقایسه ، گروه های غیر رسمی اتحادهایی هستند که نه به سازمان تعیین می شوند، نه ساختار سازمانی دارند. این گروه ها به صورت طبیعی در محیط های به وجود می آیند ، که ظاهراً پاسخی هستند به نیاز به ارتباط اجتماعی.

این امکان نیز وجود دارد که گروه ها را به گروه های فرعی دیگر مانند: فرماندهی، مشترک المنافع های دولتی تقسیم کنیم . گروه های فرماندهی و کاری به وسیله سازمان رسمی وضع می شوند و؟های مشترک المنافع و دولتی اتحادهای غیر رسمی به حساب می آیند.

گروه های فرماندهی ازروی نمودارسازمانی تعیین می شوند ومتشکل از زیر دستانی هستند که مستقیم تحت نظر مدیر مشخصی کار می کنند مانند مدیر مدرسه ابتدایی و 12 معلم او که یک فرماندهی را تشکیل می دهند ، یا رئیس کارهای پستی و 5 بازرس او.

گروه های کار را نیز سازمان تعیین می کند، آنان کسانی هستند که با هم کار می کنند تا تکلیف مربوط به شغلی را به اتمام برسانند. اما حدو مرز گروه های کار به سلسله مراتب بالاتر از آنها محدود میشود، آنها می توانند از ارتباط های فرماندهی پافراترگذارند. مثلاً اگر دانشجویی ، مسئول ثبت نام ، رئیس و مشاوردانشجویی ازضروریات است. چنین آرایشی یک گروه کار را تشکیل می دهد . توجه داشته باشید که همه گروه های فرماندهی ،گروه های کار نیز هستند، اما چون گروه های کار درتمام آنان پراکنده اند، عکس آن درست نیست.

آنهایی که درصف گروه های فرماندهی و کار هستند وآنهایی که نیستند، گاه برای رسیدن به اهداف مشخصی به همدیگر می پیوندند. چنین گروه هایی را گروه های مشترک المنافع می نامند. که با یکدیگر همدست می شوند تا برنامه تعطیلات خود را عوض کنند، یا ازهمکاری که اخراج است حمایت نمایند، یا درپی مزایای بیشتری هستند، نشانگر گروهی متحد می باشند که کارشان رسیدن به منافع مشترکشان است.

مفاهیم زیر بنایی گروه :

بررسی زیر بنایی گروه بر این اساس بنا نهاده شده است که گروه ها، جمعیت های بی سرو سامان نیستند آنها دارای ساختارهایی هستند که رفتار اعضایشان را شکل می دهدرا کمپ بل Laura Campbell خرید کننده ای است که درشرکت مارکس واسپنسر Mark & فروشگاه جزیی فروشی بزرگ بریتانیایی به کار مشغول است. کار او ایجاب می کندکه نقش های ایفا کند. به عبارت دیگر به الگو های رفتاری مورد انتظار معینی که ویژه مقام خاص در یک واحد است بپردازد. مثلاً لورا نقش کارمندی را درشرکت مارکس واسپنسر دارد. عضو ستاد مرکزی است، عضو ستاد اصلاح هزینه، ومشاورکمیته تنوع محصول و خارج ازمحل کار لوراکمب بل بازهم نقش های بیشتر می بیند،نقش همسری، مادری،عضو کلیسا،عضو حزب کارگر، عضو هیات مدرسه دخترش ،خواننده آوازهای مذهبی درکلیسای اندو وعضو لیگ فوتبال زنان سوری بسیاری ازاین نقش ها سازگارند وبعضی ها هم تعارض آفرین مثلاً پیشنهاد ارتقای اخیر لورا رامی کند که از لندن به منچستر نقل مکان کند، اما شوهر و دخترش می خواهنددر لندن بمانند. اما موقعیت شغلی لورا می تواند با خواسته های نقش همسری و مادرش او مصالحه کنند.

همه ما نیز مانندلوراکمپ با خواسته های نقش هایی را بازی کنیم و به تناسب نقشی که ایفا می کنیم ؟ تفاوت می کند. مفهوم نقش ها می تواند به ما درتوجیه اختلاف رفتار لورا مثلاً درلیگ فوتبال رفتاری که به هنگام شرکت در جلسه ستاد اصلاح هزینه دارد کمک کند، به عبارتی گروه ها و انتظاراتی را بر لورا تحمیل می کنند.

اگر هر یک ازمانقشی رابرگزینیم و به طور منظم و مستمر به ایفای آن بپردازیم درک رفتارنقش ساده می شود. متاسفانه ما باید ، چه درسر کارو چه خارج ازمحل کار به ایفای نقش های متنوع گروه های مختلف نقش های مختلفی را برای مردم الزام آور می کنند و ردصورتی که بدانیم یک یک موقعیت خاص چه نقشی بازی می کند بهتر می توانیم رفتار آن شخص را درک کنیم .

پس از ده ها سال تحقیق درمورد نقش ،از این نتایج می توان نام برد:

به کمک انگیزه های اطرافشان- دوست،کتاب، فیلم، تلویزیون- به یادگیری نقش می پردازند. بسیاریازوکلای دعاوی امروزه الگوی نقش های خود را ازمدل های نقش بریPerry و یا اعضای گروه و کلای دعاوی لوس آنجلس می گیرند.

انتخاب بهترین فن تصمیم گیری گروهی

عادی ترین شکل تصمیم گیری گروهی در گروههای متعامل ، رودررو انجام می گیرد . ولی همانگونه که بحث ما در مورد اندیشه گروهی مشخص کرد که گروه های متعامل غالباً به سانسور خود می پردازند ونیز اعضای گروه فشار می آورند تا از جهت عقیدتی سازش کنند ، درد دل گویی ، گروه اسمی وشیوه دلفی همچنین جلسات الکترونیک به عنوان راه های تقلیل بسیاری از مسائل که ذاتاً در گروه های متعامل سنتی وجود دارد ، پیشنهاد شده است .

درد دل گویی – درد دل گویی شیوه ای برای غلبه بر فشارهای حاصل از همرنگ شدن در گروه های تعامل کننده است ، گروه هایی که باعث کند کردن پیشرفت انتخاب های خلاق می شوند . انجام این کار با استفاده از نوعی روند «ایده سازی» صورت می گیرد که بالاخص کلیه انتخاب ها را ، هرچه که باشند ، می پذیرد ؛ در عین حال که از انتقاد در خصوص این انتخاب ها ممانعت به عمل می آید .

در یک جلسه معمول درد دل گویی ده – دوازده نفر دور یک میز می نشینند . رهبر گروه مشکل را به گونه ای روشن وبه طوری که همه شرکت کننده ها بفهمند بیان می کند . آنگاه اعضا بدون هیچ قید وبندی تمامی راه حل هایی را که به نظرشان می رسد ، مطرح می کنند . هیچ انتقادی جایز نیست وتمامی راه حل ها برای بحث وتحلیل بعدی ثبت وضبط می شود . همین ایده باعث ترغیب می شود ، واز آنجا که داوری در مورد حتی عجیب ترین پیشنهادها تا بعد به تاخیر می افتد اعضای گروه را به «اندیشه در خصوص امور غیرعادی » وادار می کند .

[1] . Division of labor = work specialization
[2] .Departmentalization

ساختار سازمانی و مدیریت گروه در سازمان

مقدمه

بخشی از تحقیق

گروه و مدیریت گروه در سازمان

فهرست مطالب و منابع

اولین کسی باشید که دیدگاهی می نویسد “ساختار سازمانی و مدیریت گروه در سازمان” لغو پاسخ