اصول مدیریت و رهبری

اصول مدیریت و رهبری ، و بررسی آن در کارکردهای انسانی و در محیطهای صنعتی ، آموزشی و اداری است ؛ و آنچه که در این میان قابل توجه بوده و هست ، عدم توجه ریشه ای به امر مدیریت ، تغییرات مکرر مدیران و مسئولان ، خالی بودن مقوله آموزش و علوم و فنون جدید در بین مدیران ، برخوردهای ناروا و غیر مناسب با زیردستان توسط مدیریتها ، عدم وجود جایگاه مناسب برای فکر و اندیشه و خلاقیت زیر دستان ، اجرای روشهای سنتی اداره و رهبری ، عدم وجود کنترل و دریافت بازخوردهای مفید و در نهایت عدم برنامه ریزی ، سازماندهی و هدایت سازمان و مجموعه های مورد مطالعه می باشد . وقتی قدری به عناوین مواردی که ذکر نمودم ، دقیق شویم ، متوجه خواهیم شد در واقع آنچه که در مجموعه های اجرایی و اداری ما ، کمترین بها را دارد ، همان اصول مدیریت و رهبری است .

بیماریهای مرگبار مدیریت !

با استفاده از سخنرانی پروفسور ادواردز دمینگ

در جهان امروز ، مدیریت و بویژه مدیریت کشورها و موسسات بزرگ ، چه می کند ، چه راهی در پیش دارد ، به کجا می رود و به کجا باید برود ؟ می توان این پرسش را از یک دیدگاه مشخص تر بدین گونه مطرح کرد : در شرکت ها و واحدها و موسسات مختلف که به اقتضای نوع کار و فعالیت خود تاثیر مهم و تعیین کننده ای در سرنوشت ملت ها دارند ، مدیریت در چه اوضاع و شرایطی به سر می برد ، و هریک از گونه های مختلف آن در میسر خود چه نقشی را ایفاء میکند ؟

این یک مبحث طولانی و پردامنه است که در دنیای امروز ، اعم از شرق و غرب جهان و کشورهای پیشرفته و در حال توسعه و توسعه نیافته ، بحث های گسترده و عمیق و دقیقی را برانگیخته است. مخصوصاً این مسائل از آنجا توجیه انگیزتر می شود و بررسی های بیشتری را الزامی می کند که هریک از انواع مدیریت هایی که در جهان امروز اعمال می شود ، یک سلسله نقاط مثبت و منفی را ، به طور توام ، در کنار خود دارد . بدین معنی که هرکدام از روشهای مدیریت رایج در جهان ، همانطور که از امتیازات و خصوصیات مثبت و سازنده برخوردار است ، از نقاط ضعف و اشکالات و موانعی هم که موجب اخلال در کار می شود ، برکنار نمانده است.

اما به طور کلی ، موانع و مشکلاتی را که در مدیریت های مختلف جهانی نقش ویرانگر و حتی مرگباری دارند ، می توان در چند گروه مشخص دسته بندی کرد و برای مداوای آنها راه حلهای منطقی و قابل قبولی یافت. در این ضمیمه ، همین مبحث مورد بررسی قرار گرفته است. مطلب را از ماهنامه صنعت بهتر انتخاب کرده ایم.

لزوم تجدید نظر در سیستم های مدیریت

هنگامی که راجعه به انواع سیستم های مدیریت رایج در جهان بحث می شود ن مسائل مختلفی خودنمایی می کند که هریک از دیدگاه خاصی قابل بررسی است. شاید بعضی تصور کنند که امروزه در بسیاری از کشورها و یا حداقل در هریک از کشورهای پیشرفته و صنعتی ، نوعی از انواع سیستم های مدیریت را به صورتی قاطع و تردید ناپذیر انتخاب کرده اند و با خیال آسوده در حال اجرای آن هستند و دیگر هیچ مشکلی از این بابت ندارند.

اما این ، تصور درستی نیست. چرا که هم اکنون در هر گوشه دنیا پیرامون مدیریت و اصول و مسائل آن و نیز درباره موارد و مصادیق مختلف آن تجزیه و تحلیل ها و بحث و بررسی هایی پیگیر و دامنه داری مطرح است . زیرا در اغلب کشورهای پیشرفته نیز این حقیقت آشکار شده است که : در دنیای دائماً رو به تحول ما ، که هر روز در زمینه های مختلف دگرگونی های بزرگی پدید می آید و همه چیز در آن رو به تکامل می رود ، لازم است که در سیستم های مدیریت نیز تجدید نظر شود و با توجه به مقتضیات جهانی و نیازهای داخلی هر کشور ، در انواع مدیریت های رایج بازسازی و نوسازی صورت گیرد. قصد این کشورها نیز آن است که با توجه به شرایط و امکانات منطقه ای و آداب و رسوم و روحیات و خلف و خوی مردم ، روشی از روشهای مدیریت را انتخاب و تثبیت کنند که با توانایی های بالقوه و بالفعل آنها بیشتر سازگاری و تناسب داشته باشد.

تصمیم گیری

تصمیم گیری به معنی برگزیدن یک راه واکنش از میان راههای مختلفی که برای اقدام وجود دارد مغز و هسته و برنامه ریزی را تشکیل می دهد . یک برنامه موجودیت نمی یابد مگر اینکه تصمیمات لازم در خصوص تامین منابع ، جهت حرکت و نظایر آن اتخاذ  شوند .  آنچه تا قبل از مرحله تصمیم گیری انجام می گیرد ، تنها بررسی ها و باز شکافی ها ی برنامه ریزی است . در حالیکه تصمیم گیری کار اصلی مدیران را تشکیل می دهد ، زیرا آنان باید پیوسته در باره آنچه باید انجام شود ن کسی باید آن کار را انجام برساند ، زمان انجام کار ، مکان اجرای کار و گاه به گاه حتی در باره شیوه انجام گرفتن آن تصمیم گیری کنند . بدین ترتیب ملاحظه می شد که ، تصمیم گیری یک قسمت مهم از فعالیتهای مدیران را  تشکیل می دهد .

‌تعریف تصمیم گیری

تصمیم گیری به زبان ساده عبارت است از «  فرآیند یافتن و انتخاب یک سلسله عملیات برای حل یک مشکل معین » . « جرج هیوبر » (George P. Huber)  میان تصمیم گیری ، انتخاب (choice making)  و ارائه طریق (problem sloving) قایل به تفکیک شده است. به عقیده « هیوبر» عمل انتخاب به فعالیتهای محدودی دلالت دارد که به انتخاب یک گزینه از میان گزینه های مختلف موجود منجر می شود . بنابراین انتخاب جزئی از تصمیم گیری است . از سوی دیگر ، ارائه طریق به یک سلسله فعالیتهای گسترده ای دلالت دارد که منجر به یافتن و اجرا یک دوره عملیات برای تصحیح یک وضعیت نامطلوب می شود. بسیاری از نویسندگان مدیریت واژه های « تصمیم گیری» و « ارائه طریق »  را به صورت مترادف به کار می برند . ولی در اینجا سعی شده است که به  پیروی از «هیوبر» این دو مفهوم را از یکدیگر تفکیک شود. شکل ذیل انواع مختلف فعالیتهایی را که برای تصمیم گیری از یک سو و ارائه طریق از سوی دیگر لازم است ، نشان می دهد.

مسایل و مشکلات را پیش از کشف کردن ، نمی توان حل کرد . یعنی باید معلوم کرد که چه موقعیت هایی نمایانگر مسایل و مشکلات هستند و کدام یک از این مسایل را باید حل کرد. اصطلاح «مشکل یابی» بر فرآیند مسایل و مشکلات موجود و پی بردن به اهمیت هر یک از آنها دلالت دارد . اصطلاح « انتخاب » نیز همانطور که ذکر شد ، بر فرآیند ارزیابی گزینه های مختلف اقدام یا راه حل های گوناگون و انتخاب بهترین گزینه یا راه حل از میان آنها دلالت دارد. « تصمیم گیری» فرآیندی است که شامل شناسایی و تعریف و تشخیص مسایل ، یافتن گزینه های گوناگون برای حل مسایل، ارزیابی راه حل های ارائه شده و انتخاب بهترین گزینه یا راه حل می شود. « مشکل یابی » و « تصمیم گیری» فرآیند اجرای راه حل انتخاب شده را نیز در  بر می گیرد.

فنون تصمیم گیری

شماری از فنون و شیوه های سنتی و جدید تصمیم گیری به طریق برنامه ریزی شده و برنامه ریزی نشده وجود دارند که در جدول زیر دیده می شوند . همانطور که جدول ذیل نشان می دهد ، تصمیم گیری به طریق سنتی راه را برای استفاده از روشهای کامپیوتری هموار کرد . در حال حاضر نمایش کامپیوتری و پردازش داده ها امکانات وسیعی را برای تجزیه و تحلیل موقعیتهای تکراری ، فراهم می آورند .

تصمیمات برنامه ریزی شده را می توان به سادگی در برنامه کامپیوتر وارد کرد و حتی راههای اجرای تصمیمات را نیز می توان در آن منظور کرد . چند دهه گذشته استفاده از پژوهش عملیات گسترش یافته و این شیوه تا حدود قابل ملاحظه ای توسعه یافته است . همزمان با توسعه این شیوه ، کارآیی حل مسایل برنامه ریزی شده و کیفیت راه حل ها نیز بهبود یافته است .

به نحوی که بسیاری از مسایل برنامه ریزی نشده گذشته ، به تدریج به مسایل برنامه ریزی شده تبدیل می شوند .

به طور کلی مدیران هنگامی که با یک مساله روبرو می شوند و سعی در حل آن      می کنند ، غالبا استفاده از یک طیف را سودمند تشخیص داده اند که در یک نوک موقعیت های قابل     پیش بینی ، در نوک دیگر آن موقعیت های فوق العاده دشوار غیر قابل پیش بینی و بین این دو قطب درجاتی از موقعیتهای پیش بینی تا غیر قابل پیش بینی قرار دارد . روی این طیف سه واژه دیده می شود که وضعیت های مختلفی را نشان می دهند . این سه واژه عبارتند از : (( اطمینان )) ،  (( خطر پذیری )) و  (( بی اطمینانی ))

هماهنگی :

هماهنگی فرآیندی است که از طریق آن هدف ها و فعالیت های مختلف یک سازمان همسو و هم جهت می شوند وحدت می یابند تا هدف های کلی سازمان به نحو مطلوب تامین شوند .

از آنجایی که واحدهای مختلف یک سازمان هر کدام دارای هدفها ، وظایف و مسئولیت های خاصی هستند که با هم تفاوت هایی اساسی دارند ، لذا باید فعالیت های هر واحد سازمانی با فعالیت های سایر واحدهای مربوط هماهنگ شود . نیاز به هماهنگی از یک سو به ماهیت و لزوم برقراری ارتباطات مداوم شغلی و از سوی دیگر ، به درجه وابستگی و ارتباط واحدهای مختلف به یکدیگر ، بستگی پیدا می کند .

در مورد انواع وابستگی ها و ارتباط متقابل ((جیمز تامپسون)) نظراتی را ارائه کرده است که در پایان به طور خلاصه به شرح آن می پردازیم .

انواع وابستگی و ارتباط متقابل :

((جیمز تامپسون)) انواع وابستگی و ارتباط متقابل بین واحدهای سازمانی را در سه طبقه به شرح زیر تقسیم می کند :

1. وابستگی و ارتباط کلی
2. وابستگی و ارتباط پیوسته
3. وابستگی و ارتباط دو جانبه

انتخاب روشهای مناسب برای هماهنگی :

برای انتخاب بهترین روش هماهنگی لازم است که (( امکانات سازمانی برای     هماهنگی )) با (( نیازهای )) در مقابل هم قرار داده شوند .

برای مثال باید مشخص کرد که سازمان برای انجام فعالیت خویش به چه مقدار اطلاعات نیاز دارد و چه مقدار اطلاعات را می تواند پردازش کند . اگر نیازهای سازمان از امکانات و توانائی هایش بیشتر باشد ، در این صورت یا باید امکانات هماهنگی خود را از طریق استفاده از فنون اساسی مدیریت یا استفاده از سیستمهای ارتباطات عمودی و ارتباطات افقی و یا هر دو افزایش دهد و یا اینکه از نیاز خود به هماهنگی از طریق تخصیص منابع اضافی و یا ایجاد واحدهای اضافی بکاهد . باید در نظر داشت در سالهای اخیر به سبب افزایش پیشرفت های سریع سیستمهای پردازش اطلاعات الکترونیکی امکانات سازمانی برای هماهنگی نیز افزایش یافته است .